[Fiscalità e adempimenti](https://tesserati.cloud/blog/categoria/fiscalita-adempimenti) # Spese anticipate per l’associazione: documenti e rimborsi Come autorizzare e documentare gli acquisti pagati personalmente, rimborsare chi ha anticipato e registrare la spesa una sola volta. 08 novembre 2026 ![Spese anticipate per l’associazione: documenti e rimborsi](https://cdn.tesserati.cloud/images/articles/spese-anticipate-associazione-rimborsi-dc8f3f.png?width=1200) Il materiale per un’attività serve subito e il presidente lo compra con la propria carta. Quando chiede il rimborso, il tesoriere deve verificare autorizzazione, documento dell’acquisto e pagamento personale, quindi registrare la restituzione secondo il regime contabile dell’ente. Un’anticipazione personale può essere ragionevole per un acquisto occasionale. Se diventa il modo ordinario di pagare fornitori e servizi, però, rende più difficile distinguere le disponibilità dell’ente dal denaro di chi lo amministra. Conviene stabilire una procedura semplice prima che le richieste si accumulino. ## L’acquisto deve essere dell’associazione L’autorizzazione permette di ricostruire perché la persona abbia acquistato per l’associazione. Può derivare da una deliberazione o da una regola interna che le affida determinati acquisti entro un importo stabilito. Conserva il riferimento insieme allo scontrino o alla fattura e verifica che provenga dall’organo competente secondo lo statuto. Per gli acquisti prevedibili, concorda autorizzazione e pagamento in anticipo. In un’urgenza, chi anticipa il denaro descrive la necessità e sottopone la richiesta a chi può valutarla. Il controllo riguarda pertinenza e autorizzazione anche quando l’acquirente ricopre una carica associativa. Quando è richiesta una fattura, comunica al fornitore i dati dell’associazione prima dell’emissione. Se il documento risulta intestato alla persona, fai verificare come correggerlo e quale documentazione serva prima di rimborsare. Per gli altri documenti, conserva gli elementi che collegano bene o servizio all’attività dell’ente. ## Una richiesta che si possa controllare La richiesta dovrebbe riunire nome di chi ha anticipato, data, importo, ragione dell’acquisto e documenti di spesa. La prova del pagamento completa il fascicolo: uno scontrino descrive un acquisto, mentre l’addebito sulla carta o un’altra evidenza aiuta a dimostrare chi abbia sostenuto l’esborso. Se il documento comprende anche beni personali, la parte richiesta all’associazione deve essere identificabile. Adatta il modulo alle esigenze dell’ente e definisci chi presenta, controlla, autorizza ed esegue il rimborso. Come misura organizzativa, affida la verifica a una persona distinta da chi richiede la somma, soprattutto per le cariche associative. Questo passaggio consente di documentare anche l’approvazione della spesa. Il bonifico dell’associazione può richiamare il numero della richiesta e la data dell’acquisto. In questo modo, documento del fornitore, autorizzazione e pagamento del rimborso restano collegati anche quando il controllo avviene mesi dopo. ## Anticipazione, rimborso e compenso Restituire una somma spesa per comprare materiale dell’associazione è diverso dal pagare una persona per il lavoro svolto. È diverso anche dal rimborsare le spese personali sostenute da un volontario per svolgere la propria attività. Le tre situazioni possono riguardare la stessa persona, ma richiedono una qualificazione corretta e documenti coerenti. Per qualificare il pagamento, ricostruisci che cosa viene restituito: un acquisto effettuato per l’ente, una spesa personale ammissibile del volontario oppure una somma concordata per una prestazione. Collega il primo caso al documento del fornitore; per gli altri verifica con il consulente la disciplina del rapporto e i documenti richiesti. #### Le spese del volontario negli ETS L’articolo 17 del D.Lgs. 117/2017 prevede, per il volontario, il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate, entro limiti e condizioni stabiliti preventivamente dall’ente, e vieta i rimborsi forfettari. L’autocertificazione è ammessa alle condizioni del comma 4, entro 10 euro giornalieri e 150 euro mensili. Per applicare questa modalità, verifica le tipologie di spesa e le attività individuate dall’organo competente. Per le spese accompagnate dai giustificativi, applica invece i limiti e le condizioni stabiliti dall’ente per il rimborso documentato. #### Il volontariato sportivo segue regole proprie L’articolo 29 del D.Lgs. 36/2021 disciplina le prestazioni dei volontari sportivi e i rimborsi forfetari alle condizioni previste. Per una collaborazione sportiva, verifica quel quadro; per un volontario ETS, verifica anche la disciplina del Terzo settore quando pertinente. L’acquisto anticipato per l’ente resta da documentare in base alla sua effettiva natura. ## Registrare una sola spesa In un esempio ipotetico, una consigliera acquista 86 euro di materiali per il laboratorio, con autorizzazione e documento. L’associazione le restituisce 86 euro: il costo riguarda i materiali e il rimborso regola l’anticipazione. Collega entrambe le prove alla stessa pratica. Se l’ente redige un rendiconto per cassa, l’uscita dell’associazione va rilevata quando avviene il rimborso, collegandola al documento originario e classificandola secondo la natura dell’acquisto. Una contabilità per competenza distingue invece il costo e il debito dal successivo pagamento che lo estingue. Il trattamento va concordato con il commercialista, anche quando acquisto e rimborso cadono in esercizi diversi. In Tesserati l’uscita registrata confluisce nella prima nota e nel rendiconto: per un’anticipazione rimborsata, collega la registrazione al documento originario e descrivila secondo la natura dell’acquisto. La pratica può essere chiusa quando la richiesta è verificata, il rimborso è eseguito e i documenti sono conservati insieme. Da quel fascicolo deve emergere che cosa è stato comprato, per quale attività e perché l’associazione ha pagato quella persona. ## Le fonti - [Codice civile, articolo 36: ordinamento interno delle associazioni non riconosciute](https://www.normattiva.it/atto/caricaDettaglioAtto?atto.codiceRedazionale=042U0262&atto.dataPubblicazioneGazzetta=1942-04-04&tipoDettaglio=vigente) - [D.Lgs. 117/2017, articolo 17: volontario e rimborsi](https://www.normattiva.it/atto/caricaDettaglioAtto?atto.codiceRedazionale=17G00128&atto.dataPubblicazioneGazzetta=2017-08-02&bloccoAggiornamentoBreadCrumb=true&classica=true&generaTabId=true&tipoDettaglio=multivigenza&title=lbl.dettaglioAtto) - [Ministero del Lavoro: svolgimento delle attività di volontariato](https://www.lavoro.gov.it/sportello-unico-digitale/volontariato/svolgimento-delle-attivita-di-volontariato) - [D.Lgs. 36/2021, articolo 29: volontari sportivi](https://def.giustiziatributaria.gov.it/DocTribFrontend/executePrintArticolo.do?articolo=Articolo+29&codiceOrdinamento=0000000000000290000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000&id=%7B2B9EF50D-E641-4A09-B5D0-03B426D28738%7D) - [Guida Tesserati: uscite e prima nota](https://tesserati.cloud/guide/uscite-e-prima-nota) ## Una nota importante Verifica con il commercialista il rapporto con la persona e il regime contabile. Da questi elementi deriva come classificare il pagamento, quali documenti raccogliere e quando registrarlo, anche tra esercizi diversi. ## Da leggere anche - [Il tesoriere dell'associazione: il ruolo, le competenze, le responsabilità](https://tesserati.cloud/blog/tesoriere-associazione-ruolo) - [Sette documenti da preparare per il commercialista della tua associazione](https://tesserati.cloud/blog/commercialista-associazione-documenti-da-preparare) - [Rimborsi ai volontari sportivi: quando fanno scattare la soglia dei 15.000 euro](https://tesserati.cloud/blog/rimborsi-volontari-sportivi-soglia-15000-euro) [#Tesoriere](https://tesserati.cloud/blog/tag/tesoriere) [#Contabilita](https://tesserati.cloud/blog/tag/contabilita) [#Rimborsi spese](https://tesserati.cloud/blog/tag/rimborsi-spese) [#Volontari](https://tesserati.cloud/blog/tag/volontari) ## Ricevute e riepiloghi fiscali **Nessuna ricevuta da scrivere a mano.** Numerata e con le diciture giuste, pronta a ogni pagamento. Riepilogo annuale incluso. [Inizia gratis →](https://tesserati.cloud/registra) [Scopri come funziona](https://tesserati.cloud/funzionalita/ricevute) [Non hai un commercialista? 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