Affiliazioni e tessere degli enti

L'associazione si affilia a uno o più enti: una federazione, un ente di promozione sportiva, una rete nazionale come ARCI o ACLI, la Lega Navale Italiana. I soci ricevono la tessera di quegli enti. Con le Affiliazioni tieni in Tesserati l'elenco degli enti, il codice di affiliazione e, per ogni socio, la tessera di ciascun ente con numero, data di rilascio e scadenza.

Tesserati non tessera i soci al posto tuo: il tesseramento resta sul portale dell'ente. Tesserati ti dice chi devi ancora tesserare, chi è tesserato e chi deve rinnovare, e prepara il file con i dati dei soci. La funzione è inclusa nei piani Standard e Premium.

1. Aggiungere un'affiliazione

Apri Tesseramento → Affiliazioni e premi Aggiungi affiliazione.

• Ente: scegli l'ente dall'elenco. Contiene le Federazioni sportive nazionali, le Discipline sportive associate e gli Enti di promozione sportiva riconosciuti dal CONI, le principali reti del Terzo settore e la Lega Navale Italiana. Puoi cercare per sigla o per nome. Se l'ente non c'è, scegli Altro ente e scrivi nome e sigla: quando l'ente entra nell'elenco, puoi sceglierlo dalla stessa finestra con Modifica affiliazione, senza perdere tessere e quote.
• Codice di affiliazione: il codice che l'ente ha assegnato all'associazione. Lo trovi sul certificato di affiliazione.
• Quota della tessera: se i soci pagano la tessera dell'ente, scegli la quota annuale che hai creato per questo in Tesseramento → Quote (per esempio "Tessera CSEN, 20 €").

Nell'elenco delle affiliazioni vedi per ogni ente quanti soci sono tesserati, quanti sono da tesserare e quanti devono rinnovare.

2. I tipi di tessera

Molti enti hanno più tipi di tessera con prezzi diversi: atleta agonista, atleta non agonista, dirigente, junior. Se ti servono, apri l'ente, premi il pulsante con i tre puntini e scegli Aggiungi tipo di tessera: indica il nome, il codice che usa l'ente (facoltativo) e l'importo, già compilato con la quota della tessera dell'ente.

Ogni tipo ha la sua quota annuale, che trovi anche in Tesseramento → Quote. Quando l'ente cambia i prezzi, cambi l'importo del tipo: le quote già emesse restano come sono, e dal rinnovo successivo si emette il prezzo nuovo. Se hai già emesso una quota al prezzo vecchio, annullala in Adempimenti → Pagamenti e riemettila dalla scheda del socio, scheda Quote, con Emetti quota da pagare.

I tipi sono facoltativi: un ente con una sola tessera non ne ha bisogno.

3. Aggiungere i soci

Apri l'ente e premi Aggiungi soci. Se l'ente ha tipi di tessera, scegli il tipo. Poi scegli i soci dall'elenco, oppure premi Aggiungi tutti i soci attivi se l'ente tessera tutti i soci (per esempio la Lega Navale o ARCI). Le tessere nascono Da tesserare.

Se l'ente, o il tipo scelto, ha una quota, l'interruttore Addebita la quota della tessera è acceso: Tesserati assegna la quota ai soci aggiunti ed emette la quota da pagare. Chi ha già la quota per l'anno sociale in corso non la riceve una seconda volta. Negli anni successivi la quota si rinnova da sola a chi ha la tessera.

Puoi aggiungere la tessera anche a un solo socio, dalla sua scheda, nella scheda Tessere.

4. Segnare i soci come tesserati

Dopo aver tesserato i soci sul portale dell'ente, apri l'ente e scegli il filtro Da tesserare. Seleziona i soci e premi Segna come tesserati: indica la data di rilascio e Tesserati calcola la scadenza. Dove conosce la stagione dell'ente la usa (per esempio FIV e Lega Navale: 31 dicembre; UISP: 31 agosto); negli altri casi la tessera scade con l'anno sociale dell'associazione.

Il numero di tessera lo scrivi con Modifica sulla riga del socio. Da lì puoi cambiare il tipo, correggere le date o rimuovere la tessera. Quando cambi tipo o rimuovi una tessera, la quota della tessera precedente non si rinnova più; le quote già emesse restano come sono.

5. Gli stati della tessera

• Da tesserare: il socio ha bisogno della tessera, ma l'ente non l'ha ancora rilasciata.
• Tesserato: l'ente ha rilasciato la tessera e non è scaduta.
• Da rinnovare: la tessera è scaduta. Quando la rinnovi sul portale dell'ente, segna di nuovo il socio come tesserato con la nuova data di rilascio.

Lo stato lo indica la segreteria: Tesserati non verifica i dati presso l'ente. Per la copertura assicurativa valgono le regole del tuo ente.

6. Esportare i soci per l'ente

Nella pagina dell'ente il pulsante Esporta apre un menu.

• Excel con tutti i dati: l'elenco delle tessere con codice fiscale, anagrafica, residenza, contatti, tipo e numero di tessera, date e stato.
• Il modulo dell'ente, per gli enti di cui Tesserati conosce il formato (per esempio Modulo di tesseramento ASI): il file da caricare sul portale dell'ente. Le colonne con i codici propri dell'ente, come disciplina e qualifica, restano vuote e le completi tu.
• Chiedi il file per questo ente, per gli enti di cui Tesserati non conosce ancora il formato: apre l'assistenza con la richiesta già scritta. Mandaci il modello del tuo ente e lo aggiungiamo.

Ogni esportazione prende le tessere dell'elenco così come lo vedi, con la scheda e il tipo scelti: con Da tesserare scarichi solo i soci da inserire sul portale. Se selezioni alcune tessere, prende solo quelle e la voce del menu lo indica, per esempio (5 selezionate).

Controlla il file prima di caricarlo: alcuni enti addebitano ogni riga caricata. Quando hai tesserato i soci sul portale, segnali come tesserati dall'elenco (vedi il punto 4).

7. I soci e le loro tessere

In Tesseramento → Soci ogni socio mostra la sigla degli enti di cui ha la tessera, in verde se è tesserato, in giallo se è da tesserare, in rosso se deve rinnovare. Con il filtro Tessera vedi solo i soci di un ente.

Nella scheda del socio, la scheda Tessere riporta tutte le sue tessere con tipo, numero, date e stato.

8. Cosa vede il socio

Nell'area socio, sotto la tessera associativa, il socio trova le tessere degli enti con tipo, numero e scadenza. Una tessera ancora da rilasciare compare come In preparazione.