Cancellare un socio

Cancellare un socio non è un'operazione banale: tocca la privacy della persona ma anche il libro soci e le ricevute fiscali, due cose che la legge protegge. Tesserati gestisce automaticamente entrambi gli aspetti, ma è utile sapere cosa succede dietro le quinte prima di cliccare quel bottone rosso.

Prima di tutto: cancellare ≠ cessare

Sono due operazioni completamente diverse:

• Cessato: il socio ha smesso di rinnovare le quote o ha lasciato l'associazione. Resta nel libro soci con tutti i suoi dati intatti, semplicemente con stato "Cessato dal …". Si fa con il bottone Segna cessato nel riquadro "Stato socio" della scheda. È il caso normale di fine rapporto associativo.
• Cancellato: tu, o il socio stesso, chiedete di rimuovere la persona dal sistema. È un'operazione molto più rara, da usare solo in tre casi: richiesta GDPR del socio (diritto all'oblio, art. 17), errore di inserimento, oppure persona che non ha mai pagato la prima quota quando il vostro statuto lega la qualifica di socio al versamento (vedi più sotto). Tutta questa guida riguarda solo la cancellazione.

Se il socio ha pagato in passato e poi non ha rinnovato la quota, non cancellarlo: usa "Segna cessato". Cancellare un socio ex post (per esempio un anno dopo la fine del rapporto) non ha senso a meno che non te lo chieda lui o lei esplicitamente.

Un socio che non ha mai pagato: cancellare o cessare?

Quando approvi una richiesta di iscrizione, o inserisci un socio a mano, Tesserati lo crea subito come socio attivo con il suo numero di tessera, e solo dopo gli invia la richiesta di pagamento della quota. Può quindi capitare di avere in elenco persone ammesse che non hanno mai pagato.

Cosa fare dipende dal vostro statuto:

• Se lo statuto dice che si diventa soci con il versamento della quota, chi non ha mai pagato non ha perfezionato l'iscrizione. Puoi cancellarlo e scegliere Rimuovi completamente (Caso 1 qui sotto): le sue quote da pagare vengono annullate in automatico.
• Se lo statuto lega l'ammissione alla sola delibera del consiglio direttivo, la persona è entrata nel libro soci. In questo caso è più corretto usare Segna cessato, così resta traccia del periodo associativo. Le quote rimaste aperte le chiudi da Pagamenti dai soci, aprendo ciascuna richiesta e scegliendo Archivia (non pagata).

Se la persona ha solo compilato il modulo di iscrizione e non l'hai mai approvata, non è un socio: la trovi in Richieste di iscrizione e la elimini da lì.

Se hai dubbi su come leggere il vostro statuto, chiedi al vostro commercialista.

Come si avvia la cancellazione

Vai sulla scheda del socio (Tesseramento → Soci, poi clicca sul nome). In fondo alla pagina, nella zona "Zona pericolo", trovi il bottone rosso Cancella socio.

Si apre una finestra di conferma che ti spiega esattamente cosa succederà: il messaggio cambia in base allo storico del socio, perché anche il comportamento dell'app cambia.

Due scenari diversi, due comportamenti diversi

Caso 1: il socio non ha mai pagato una quota

Se il socio non ha ricevute emesse a suo nome (è stato inserito ma non ha mai versato nulla), Tesserati ti propone una scelta:

• Rimuovi completamente (default consigliato per gli errori di inserimento e per chi non ha perfezionato l'iscrizione): il socio sparisce del tutto e il suo numero di tessera torna disponibile se era l'ultimo emesso. Non comparirà nemmeno nella sezione "Ex soci". Logica: secondo molti statuti l'ammissione si perfeziona con il pagamento della prima quota. Chi non ha completato è un candidato, non un socio effettivo, e non c'è obbligo di tracciarlo nel libro soci.
• Conserva come ex socio (anonimizzato): i dati personali vengono cancellati ma il record resta come "Cancellato #N" nella sezione "Ex soci". Adatto se vuoi mantenere comunque la traccia (es. consiglieri non paganti, soci onorari).

Casi d'uso tipici per la prima opzione: hai inserito una persona "per provare", ti sei accorto di un errore di battitura, oppure una persona ammessa non ha mai versato la prima quota e il vostro statuto prevede che si diventi soci solo con il pagamento.

Caso 2: il socio ha pagato almeno una volta

Se invece a suo nome è stata emessa anche una sola ricevuta, Tesserati cancella i dati personali ma mantiene il record: il socio diventa "Cancellato #N" (con N = numero di tessera storico) e resta visibile solo nella sezione Ex soci del manager.

I dati personali (nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, email, telefono, eventuali note) vengono cancellati immediatamente. Resta soltanto il numero di tessera e lo stato "Cessato dal …".

Le ricevute fiscali non vengono toccate. Per legge (art. 2220 Codice civile) le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni con tutti i dati che avevano al momento dell'emissione. Quindi se Mario Rossi ha pagato la quota di settembre 2024, la sua ricevuta continuerà a riportare "Mario Rossi" anche dopo la cancellazione, perché è un documento autonomo richiesto dalla legge fiscale. In questo caso la rimozione completa non è disponibile: il vincolo fiscale prevale sulla privacy.

Cosa succede alle quote ancora da pagare

In tutti i casi, le quote ancora da pagare (da pagare, scadute o parzialmente pagate) del socio vengono annullate automaticamente. Non scompaiono dal bilancio: passano allo stato "Annullata" e nella scheda dei pagamenti vedrai il motivo "Cancellazione socio".

La modale di conferma ti dice esattamente quante quote verranno annullate, così sai cosa stai per fare prima di cliccare.

Le quote assegnate al socio (es. "Atletica annuale", "Quota mensile pattinaggio") vengono chiuse automaticamente alla data di oggi.

La sezione Ex soci

La trovi in Tesseramento → Soci, selezionando "Ex soci" dal menu a tendina dello stato in alto a destra.

In questa lista trovi due tipi di record:

• Cessati: soci che hai marcato come "Cessato" dalla scheda (stato cambiato, ma dati anagrafici intatti). Tipicamente: il socio ha lasciato l'associazione ma vuoi tenere il suo storico ben leggibile. Il record è ancora cliccabile e puoi aprirne la scheda.
• Cancellati: soci anonimizzati con la procedura descritta sopra. Compaiono come "Cancellato #N" senza altri dati personali. Non sono cliccabili: non c'è nulla di utile da vedere o modificare, sono lì solo come traccia di libro soci.

Posso reinserire un ex-socio?

Sì. Se in futuro la stessa persona ti chiede di rientrare, basta inserirla come nuovo socio. Quando compili il campo Codice fiscale nel form, se l'app trova un ex-socio con lo stesso CF ti mostra un avviso giallo che ti dice "esiste un ex-socio con questo codice fiscale (#N)".

Il nuovo socio viene creato con un nuovo numero di tessera. L'ex-socio resta nella sezione "Ex soci" come traccia storica. Non c'è nessun "merge" automatico: i due record convivono separati, perché nel libro soci storico ognuno rappresenta un distinto periodo associativo.

E i numeri di tessera?

I numeri di tessera dei soci anonimizzati (caso 2 + caso 1 con scelta "conserva") restano consumati nel libro soci: non verranno mai riassegnati a un nuovo socio. Coerente con la prassi del libro soci: ogni numero rappresenta un distinto periodo associativo.

Solo i numeri dei soci rimossi completamente (caso 1 con scelta "rimuovi completamente") tornano disponibili, e solo se erano gli ultimi emessi. Se rimuovi un socio "in mezzo" alla numerazione, si crea un buco. È un comportamento normale del libro soci tradizionale.

Tracciabilità

Ogni cancellazione viene registrata nel Registro attività dell'associazione, con la data, l'utente che ha effettuato l'operazione, la modalità scelta (rimozione completa o anonimizzazione) e l'eventuale motivo che hai scritto nel campo opzionale (es. "richiesta GDPR del socio", "inserito per errore", "prima quota mai versata"). Questo serve sia a te che a un eventuale controllo fiscale o ispezione associativa.

Perché funziona così: la parte normativa

Tesserati prova a fare la cosa giusta su tre fronti diversi che a volte tirano in direzioni opposte:

• GDPR (art. 17): il diritto all'oblio: il socio può chiedere la cancellazione dei suoi dati personali. È quello che facciamo nel Caso 2 con l'anonimizzazione e nel Caso 1 con la rimozione completa.
• Codice civile art. 2220: le scritture contabili (ricevute) vanno conservate 10 anni con i dati al momento dell'emissione. È un'eccezione esplicita al diritto all'oblio: motivo per cui le ricevute restano integre e perché chi ha pagato finisce sempre nel flusso "anonimizza, non rimuovere".
• Libro soci (D.Lgs 36/2021 per ASD/SSD, D.Lgs 117/2017 art. 15 per ETS): chi è stato socio effettivo dev'essere tracciato per la durata associativa. Lo facciamo mantenendo il numero di tessera e la presenza nella sezione "Ex soci". Chi invece non ha mai perfezionato l'iscrizione (Caso 1) non era socio a tutti gli effetti, e quindi sei tu a decidere se conservare la traccia o rimuovere del tutto, in base a quello che prevede il vostro statuto.

Risultato pratico: tu clicchi un bottone, l'app fa la cosa giusta in base al contesto, e tu non devi sapere quando applicare un articolo o l'altro. Ma se qualcuno ti chiede "ma perché Mario Rossi è ancora nel libro soci se l'ho cancellato l'anno scorso?", ora hai la risposta pronta.