Gestire i soci: aggiungere, modificare, esportare

I soci sono il cuore dell'associazione, e di Tesserati. Da qui parte tutto: quote, ricevute, libro soci, comunicazioni, certificati medici. Vediamo come popolarlo e tenerlo aggiornato.

L'elenco soci

Apri Tesseramento → Soci dalla sidebar. Vedi l'elenco completo dell'associazione, con numero di tessera, nominativo, stato (attivo, sospeso, cessato) e data di iscrizione.

In alto trovi tre pulsanti importanti:

• Nuovo socio: aggiunta manuale (vedi sotto)
• Libro soci PDF: esporta il registro cronologico firmato, obbligatorio per gli ETS iscritti a RUNTS
• Altre azioni: qui dentro trovi l'import CSV se devi caricare soci in blocco (tipico primo anno di utilizzo)

Con il filtro dello stato scegli quali soci vedere: attivi, sospesi, cessati, ex soci (cessati o cancellati) oppure tutti. Il campo ricerca cerca per nome, cognome, codice fiscale o email, anche scrivendo nome e cognome insieme. Con i piani Standard e Premium puoi filtrare anche per ente di affiliazione (vedi la guida Affiliazioni e tessere degli enti) e per etichetta (vedi sotto).

Aggiungere un nuovo socio

Premi Nuovo socio: si apre il form di anagrafica diviso per sezioni.

I campi obbligatori dipendono dal tipo di ente:

• per le ASD sportive il codice fiscale è richiesto (serve per il tesseramento federale)
• per le APS, ODV e associazioni non riconosciute bastano nome, cognome e data di iscrizione

Se gestisci un socio minorenne, compila la sezione Gestore (genitore/tutore): l'email del gestore sarà quella che riceverà comunicazioni e quote da pagare. Il minore vedrà la scheda a suo nome ma non accederà direttamente a Tesserati.

Numero di tessera automatico

Il numero di tessera viene assegnato automaticamente in ordine progressivo. Puoi sovrascriverlo se stai migrando da un altro gestionale e vuoi mantenere la numerazione storica, ma assicurati che non si creino duplicati.

Import CSV: il primo caricamento

Se vieni da Excel o da un altro software, l'import CSV è la via più veloce: da Altre azioni → Importa CSV scarichi il template, lo compili e lo ricarichi. Puoi conservare numerazione, date di ammissione, tipo e stato di ogni socio del tuo libro soci storico, e decidere se emettere o no le quote da pagare. Tutto il procedimento, con i consigli per Excel e la gestione degli errori, è nella guida dedicata Importare i soci da CSV.

La scheda del socio

Clicca sul nome di un socio dall'elenco per aprire la sua scheda: qui trovi tutto ciò che riguarda quella persona.

La scheda è divisa in sezioni:

• Riepilogo: quote assegnate, quote da pagare e importo incassato nell'anno, i contatti del socio o del gestore e, in fondo, lo stato del socio (vedi più avanti)
• Anagrafica: dati personali e residenza, con il pulsante Modifica per aggiornare i dati del socio
• Quote: le quote assegnate al socio (es. quota annuale + corso pattinaggio) e il pulsante Aggiungi quota, che in quattro passi assegna la quota, la emette e, se il socio ha già pagato, registra l'incasso con la ricevuta (vedi la guida Quote e ricevute)
• Tessere: con i piani Standard e Premium, le tessere del socio presso gli enti a cui l'associazione è affiliata, con numero, rilascio e scadenza (vedi la guida Affiliazioni e tessere degli enti)
• Pagamenti: le quote emesse con il loro stato e la ricevuta da scaricare; se ci sono quote da pagare, il pulsante per inviare al socio il riepilogo con i dati per un unico bonifico (vedi la guida Quote e ricevute); in fondo, il certificato annuale delle somme versate per la detrazione fiscale
• Documenti: scadenza del certificato medico su tutti i piani e, con Standard e Premium, l'archivio di certificati, moduli firmati e liberatorie - la guida Certificato medico e documenti dei soci racconta tutto il flusso

Con i piani Standard e Premium la scheda ha anche la foto del socio: la carichi tu dalla scheda oppure la carica il socio dalla sua area riservata, e compare in anagrafica, sull'elenco e sulla tessera digitale in Apple e Google Wallet.

Nel menu che si apre con il pulsante dei tre puntini, in alto a destra, c'è la voce Anteprima area socio: mostra ciò che quella persona vede quando accede alla propria area riservata. Serve a rispondere a chi ti chiede "dove trovo la mia ricevuta?"; i dati del socio, invece, si consultano nelle sezioni della scheda. Il giro completo dell'area riservata è nella guida L'area socio.

Le etichette

Con i piani Standard e Premium puoi mettere ai soci delle etichette (dette anche tag): parole che scegli tu per raggrupparli e ritrovarli, per esempio "Corso vela 2026", "Consiglio 2027" o "Da mandare ASI". Un socio può avere più etichette.

Nell'elenco soci spunta la casella accanto ai soci che ti interessano. La casella in alto seleziona tutta la pagina; per prendere anche le pagine successive premi Seleziona tutti i soci. Poi premi Aggiungi etichetta o Togli etichetta.

Nella finestra scegli un'etichetta esistente oppure scrivine una nuova e premi Crea. Maiuscole e minuscole non contano: "ASI" e "asi" sono la stessa etichetta.

Con il filtro Tutte le etichette vedi solo i soci di un'etichetta. Nell'elenco ogni socio mostra le prime due etichette; le altre le trovi passando il mouse sul numero. Anche nella pagina di un ente di affiliazione puoi filtrare per etichetta e mettere o togliere etichette ai soci delle tessere selezionate.

Nella scheda del socio le etichette stanno sotto il nome: scrivi per aggiungerne una, premi la x per toglierla. Il salvataggio è immediato. Un'etichetta che non ha più soci sparisce da sola.

Modificare un socio o segnarlo cessato

Per modificare i dati, apri la scheda del socio, scegli la sezione Anagrafica e premi Modifica: nel modulo ci sono anagrafica, recapiti, residenza, gestore, consensi e note. Dopo il salvataggio torni alla sezione Anagrafica.

Quando un socio lascia l'associazione, nella sezione Riepilogo premi Segna cessato: lo stato diventa "Cessato", con la data del giorno come data di cessazione. Il socio non compare più tra gli attivi ma resta nel libro soci con la data di cessazione, come richiesto dalla normativa. Se lo hai segnato per errore, il pulsante Riattiva lo riporta tra i soci attivi.

Non cancellare mai un socio fisicamente: il libro soci è un registro storico e deve conservare ogni iscrizione passata.

Esportare soci e libro soci

Dalla sezione Export della sidebar (o direttamente dall'elenco soci) puoi scaricare:

• Libro soci PDF: documento cronologico firmato digitalmente, valido come registro ufficiale
• Soci in Excel: elenco completo in un foglio di calcolo, utile per mailing o analisi

Prossimo passo

Ora che hai i soci a sistema, il passo successivo è configurare le quote e raccogliere i pagamenti.