Migrare a metà anno: soci, ricevute e cassa

Se l'associazione arriva su Tesserati a metà anno, ha già un libro soci, ricevute emesse e una cassa con il suo saldo. Questa guida spiega in che ordine portarli dentro e le due strade possibili per la contabilità dell'anno in corso. La strada va scelta prima di iniziare: cambiarla a metà crea doppioni.

Prima di tutto: i soci

Il libro soci si carica in un colpo solo con l'import da CSV. Usa le colonne facoltative numero_tessera, iscritto_dal, stato e cessato_dal per conservare numerazione, date di ammissione e soci cessati del registro precedente, e lascia spenta la casella delle quote: le quote da pagare le emetti dopo, quando hai deciso come gestire lo storico.

Le ricevute già emesse: due strade

Tesserati emette una ricevuta per ogni pagamento registrato, con una sola numerazione per anno. Se quest'anno hai già rilasciato ricevute fuori da Tesserati (per esempio dalla 1 alla 32), devi decidere come raccordarle.

Strada 1: riparti dal numero successivo

In Impostazioni → Pagamenti, sezione Numerazione delle ricevute, scrivi il numero che deve prendere la prossima ricevuta (33 nell'esempio). Da lì in poi Tesserati prosegue da solo; dal 1° gennaio riparte da 1.

Lo storico resta nel registro precedente: Tesserati contiene i movimenti da oggi. Per l'anno in corso il rendiconto di Tesserati è quindi un estratto parziale, e il rendiconto completo si compone unendo i due registri. Dall'anno prossimo Tesserati ha tutto: a gennaio imposta il saldo iniziale di cassa al 1° gennaio con il saldo reale, così la cassa riparte allineata.

È la strada più rapida, adatta se il commercialista chiude comunque l'anno con i registri precedenti.

Strada 2: registra le ricevute già emesse

Se vuoi che prima nota e rendiconto dell'anno in corso siano completi dentro Tesserati, registri anche le ricevute già rilasciate. Ognuna entra come copia dell'originale: stesso numero, stessa data, stesso importo, stesso socio. È il normale passaggio di un registro da un supporto all'altro: l'originale resta la ricevuta cartacea, la copia serve a Tesserati per avere il registro completo. Tre passaggi:

1. Registra le ricevute già emesse: in Adempimenti → Ricevute, menu Altre azioni, scegli Registra ricevuta emessa fuori da Tesserati. Per ogni ricevuta indichi il socio, il numero, la data, il metodo di pagamento e le voci, cioè la tipologia di quota e l'importo. Tesserati registra il pagamento come incassato a quella data e crea la ricevuta come copia, con il contrassegno "Copia" nell'elenco e la dicitura "Copia di ricevuta emessa fuori da Tesserati" sul PDF. Al socio non parte nessuna email: l'originale ce l'ha già.
2. Le uscite e le donazioni dell'anno: registra le uscite in Adempimenti → Uscite con la data reale (vedi Uscite e prima nota) e le donazioni ricevute prima della migrazione con la loro data.
3. Saldo iniziale: in Impostazioni → Pagamenti imposta il saldo di cassa al 1° gennaio dell'anno in corso.

Finite le ricevute cartacee, Tesserati prosegue da solo dal numero successivo all'ultima registrata. Se in mezzo ci sono numeri che non avranno una copia (per esempio una ricevuta a un non socio), scrivi il numero della prossima ricevuta in Impostazioni → Pagamenti prima di registrare il primo pagamento nuovo.

Alla fine il rendiconto e la prima nota coprono tutto l'anno, e ogni socio risulta in regola con la sua quota.

Quattro regole per non sbagliare:

• Numeri e date seguono la serie: Tesserati rifiuta un numero già usato, un numero uguale o superiore alla prima ricevuta emessa da Tesserati nell'anno e una data fuori sequenza rispetto al numero precedente e a quello successivo. Se hai fatto prove, prima elimina i pagamenti di prova (Elimina definitivamente dal dettaglio del pagamento, oppure Ripristino dati nei primi 30 giorni).
• Pagamenti nuovi prima di finire lo storico: imposta prima il numero della prossima ricevuta in Impostazioni → Pagamenti, altrimenti Tesserati parte da 1 e occupa i numeri delle ricevute cartacee.
• Hai sbagliato una copia? Aprila dal dettaglio del pagamento, usa Elimina definitivamente e registrala di nuovo: per le copie non vale il vincolo dell'ultima ricevuta in numerazione.
• Non mischiare le strade: registrare solo una parte dell'anno e impostare comunque il saldo iniziale al 1° gennaio fa tornare i conti sbagliati, perché i movimenti mancanti non sono da nessuna parte.

Le copie e l'imposta di bollo

Le copie seguono la modalità dell'imposta di bollo scelta in Impostazioni → Pagamenti, come le altre ricevute: sulle copie con totale superiore a 77,47 € compare la dicitura della modalità scelta, con le eccezioni indicate sotto per la marca da bollo e il bollo virtuale. La modalità si fissa quando la copia viene registrata, quindi sceglila prima di registrare lo storico. Come scegliere è spiegato nella guida Quote e ricevute.

• Marca da bollo: la copia non riporta nessuna dicitura sul bollo finché non scrivi il numero della marca applicata sull'originale, con il pulsante Marca da bollo in Adempimenti → Ricevute. Con il numero, la copia riporta la dicitura "Imposta di bollo di 2,00 € assolta con contrassegno n." seguita dal numero. Il PDF della copia non ha lo spazio tratteggiato per la marca, perché la marca è già sull'originale.
• Bollo virtuale: le copie datate dal giorno dell'autorizzazione in poi riportano il bollo virtuale ed entrano nel conteggio dell'anno in Impostazioni → Pagamenti; quelle con data anteriore no.

Quale strada scegliere

La strada 1 se hai fretta, molte ricevute pregresse o un commercialista che chiude l'anno con i registri precedenti. La strada 2 se vuoi un solo registro per tutto l'anno: registrare una ricevuta richiede meno di un minuto, poche decine si fanno in un pomeriggio, una volta sola.

Numerazione, copie delle ricevute e saldo iniziale toccano il rendiconto dell'associazione: prima di registrare lo storico, concorda la strada con il tuo commercialista.

Prossimo passo

Con soci, ricevute e cassa allineati, il resto della gestione è nelle guide Quote e ricevute e Gestire i soci.