Quote e ricevute: dalla tipologia alla ricevuta fiscale

Raccogliere soldi e rilasciare il documento giusto: il tallone d'Achille di molte associazioni. Tesserati separa tre concetti che spesso si confondono (tipologia di quota, richiesta di pagamento e ricevuta) e ti guida in ogni passaggio.

1. Le tipologie di quota

Apri Tesseramento → Quote. Le tipologie di quota sono i "listini" della tua associazione: definisci una volta cosa paga un socio, e poi le assegni a chi di dovere.

Esempi tipici:

• Quota associativa annuale: obbligatoria, pagata da tutti i soci, valida per una stagione
• Corso pattinaggio mensile: opzionale, pagato solo da chi frequenta, ricorrente ogni mese
• Assicurazione integrativa: opzionale una tantum

Per ogni tipologia imposti:

• Nome e descrizione
• Importo in euro
• Frequenza: annuale, mensile, trimestrale, una tantum
• Obbligatoria: se è una quota che tutti i soci devono pagare (es. quota associativa)
• Natura fiscale: contributo associativo (art. 148 TUIR), corrispettivo specifico, erogazione liberale. Determina cosa scrivere sulla ricevuta

Attenzione: la natura fiscale non è un dettaglio. Un contributo associativo è decommercializzato per le ASD/APS iscritte a RUNTS; un corrispettivo specifico no. Sbagliare qui può costare caro in caso di accertamento. Se non sei sicuro, chiedi al commercialista o scrivi al nostro supporto.

Assegnare una quota a un socio

Dalla scheda di ogni socio premi Assegna quota e scegli la tipologia. Puoi anche impostare un importo personalizzato per quel singolo socio (es. sconto fratello, borsa di studio, gratuità per volontario), utile senza dover creare una tipologia dedicata.

2. Le richieste di pagamento

Una volta assegnate le quote, Adempimenti → Pagamenti mostra tutte le richieste di pagamento generate: una riga per ogni rata dovuta, con stato (da pagare, pagato, scaduto, annullato).

Da qui puoi:

• Registrare un incasso manuale (contanti, bonifico ricevuto): basta aprire la richiesta e premere "Segna come pagato" indicando data e metodo
• Inviare un sollecito via email al socio con link al portale di pagamento
• Raggruppare più quote in una sola richiesta (es. quota associativa + assicurazione insieme) così il socio fa un solo bonifico

Pagamenti online (opzionale)

Se hai attivato Stripe, il socio riceve un link di pagamento con carta e l'incasso viene segnato automaticamente come pagato. Ricevuta generata in automatico. Zero lavoro per te.

3. Le ricevute fiscali

Quando una richiesta di pagamento diventa pagata, Tesserati genera automaticamente la ricevuta corrispondente, con numerazione annuale progressiva e le causali corrette in base alla natura fiscale della quota.

Ogni ricevuta riporta:

• Numerazione nel formato anno/progressivo (es. 2026/0001)
• Dati dell'associazione (quelli che hai configurato al primo accesso)
• Dati del socio con codice fiscale se fornito
• Causale con riferimento normativo corretto (art. 148 TUIR per i contributi associativi, art. 83 CTS per le erogazioni liberali deducibili)
• Metodo di pagamento: importante per le erogazioni liberali, la deducibilità fiscale richiede bonifico o carta, i contanti oltre 500 € non sono deducibili

Scaricare e inviare la ricevuta

Dall'elenco ricevute, e dal dettaglio di ogni pagamento, hai due azioni:

• Scarica PDF: salvi la ricevuta sul tuo computer
• Invia via email: Tesserati manda il PDF al socio. Prima di spedire vedi il destinatario e un'anteprima del messaggio

Vuoi che la ricevuta parta in automatico appena registri un incasso? Attiva "Ricevuta inviata al socio" in Impostazioni → Email e messaggi (è disattivata di default, così decidi tu). Quando è attiva, nel momento in cui registri l'incasso un avviso ti ricorda a quale indirizzo partirà l'email. In ogni caso puoi sempre inviarla o rinviarla a mano dal dettaglio del pagamento.

Annullare una ricevuta

Se sbagli qualcosa, non modificare la ricevuta: usa la funzione Annulla indicando il motivo. Viene mantenuta nel registro ma marcata come nulla, e puoi emetterne una nuova corretta. È quello che chiede la normativa: le ricevute emesse non si modificano, si annullano e riemettono.

Soci minorenni o a carico: il codice fiscale di chi paga

La ricevuta resta sempre intestata al socio (per esempio l'atleta minorenne): è la forma corretta per la detrazione delle spese sportive dei figli, che richiede il nominativo di chi pratica l'attività. Quando però la quota è sostenuta da un genitore o da un altro gestore, sulla ricevuta deve comparire anche il codice fiscale di chi paga: è quello il dato utile alla detrazione.

Per ottenerlo, apri la scheda del socio e, nella sezione Chi gestisce questo socio?, compila il codice fiscale del gestore e spunta "Il socio è fiscalmente a carico del gestore".

Da quel momento le ricevute di quel socio restano intestate a lui, ma riportano in più la riga "Spesa sostenuta da" con nome e codice fiscale del gestore. È una scelta per singolo socio e l'età non conta: la spunti per un figlio a carico, la lasci vuota per chi gestisci solo per le comunicazioni ma che sostiene la spesa per conto proprio.

Hai già emesso ricevute prima di impostare la spunta? Non modificarle: annulla il pagamento e registralo di nuovo (vedi "Annullare una ricevuta" qui sopra). La ricevuta riemessa riporterà il codice fiscale del gestore.

Gli aspetti fiscali dipendono dal regime della tua associazione: in caso di dubbio verifica sempre con il tuo commercialista.

Fine anno: certificato di detrazione

A gennaio di ogni anno, dalla scheda di ogni socio puoi generare il certificato annuale di detrazione/deduzione: un PDF che riepiloga tutte le ricevute emesse a suo nome nell'anno precedente, utile per la dichiarazione dei redditi del socio (detrazione 19% per associazioni sportive, deduzione per ETS, ecc.).

Ricapitolando

Il flusso completo è semplice una volta capita la gerarchia:

1. Definisci le tipologie di quota una volta sola
2. Assegnale ai soci (manualmente o tramite import)
3. Tesserati genera le richieste di pagamento automaticamente
4. Quando arriva l'incasso, la ricevuta viene emessa in automatico
5. A fine anno chiudi tutto con il rendiconto economico

Hai dubbi su un caso specifico? Ogni sezione di Tesserati ha un pulsante Aiuto in alto a destra che apre la guida contestuale.