Quote e ricevute: dalla tipologia alla ricevuta fiscale

Raccogliere soldi e rilasciare il documento giusto: il tallone d'Achille di molte associazioni. Tesserati separa quattro concetti che spesso si confondono (tipologia di quota, quota assegnata, quota emessa e ricevuta) e ti guida in ogni passaggio.

La tipologia la definisci una volta. La assegni a ogni socio che la deve pagare. Per ogni assegnazione Tesserati emette una quota a ogni periodo, mensile o annuale: la quota emessa resta da pagare finché il socio non la salda, e al pagamento produce la ricevuta.

1. Le tipologie di quota

Apri Tesseramento → Quote. Le tipologie di quota sono i "listini" della tua associazione: definisci una volta cosa paga un socio, e poi le assegni a chi di dovere.

Esempi tipici:

• Quota associativa annuale: obbligatoria, pagata da tutti i soci, valida per una stagione
• Corso pattinaggio mensile: opzionale, pagato solo da chi frequenta, ricorrente ogni mese
• Assicurazione integrativa: opzionale una tantum

Per ogni tipologia imposti:

• Nome e descrizione
• Importo in euro
• Frequenza: annuale, mensile, trimestrale, una tantum
• Obbligatoria: se è una quota che tutti i soci devono pagare (es. quota associativa)
• Natura fiscale: contributo associativo (art. 148 TUIR), corrispettivo specifico, erogazione liberale. Determina cosa scrivere sulla ricevuta

Attenzione: la natura fiscale non è un dettaglio. Un contributo associativo è decommercializzato per le ASD/APS iscritte a RUNTS; un corrispettivo specifico no. Sbagliare qui può costare caro in caso di accertamento. Se non sei sicuro, chiedi al commercialista o scrivi al nostro supporto.

Assegnare una quota a un socio

Dalla scheda di ogni socio premi Assegna quota e scegli la tipologia. Puoi anche impostare un importo personalizzato per quel singolo socio (es. sconto fratello, borsa di studio, gratuità per volontario), utile senza dover creare una tipologia dedicata.

2. Le quote emesse

Una volta assegnate le quote, Adempimenti → Pagamenti mostra tutte le quote emesse: una riga per ogni scadenza, con stato (da pagare, pagata, scaduta, annullata).

Da qui puoi:

• Registrare un incasso manuale (contanti, bonifico ricevuto): basta aprire la quota e premere "Segna come pagata" indicando data e metodo
• Inviare un sollecito via email al socio con link al portale di pagamento. I promemoria possono anche partire da soli: di serie ogni lunedì mattina, e con il piano Premium scegli cadenza, giorno e ora, anticipo sulla scadenza e numero massimo di invii (vedi la guida Email e comunicazioni ai soci)
• Comunicare un totale unico quando un socio ha più quote da pagare (es. quota associativa + mensilità del corso): dalla scheda del socio invii il riepilogo delle quote da pagare, con i dati per un solo bonifico (vedi sotto). Le quote dello stesso socio nello stesso periodo finiscono comunque in un'unica quota emessa
• Emettere le quote mancanti dal menu Genera quote: Quote del mese per le quote mensili, Quote annuali mancanti per assegnare la quota del tipo di socio ai soci attivi che ancora non ce l'hanno per l'anno in corso (tipico dopo un import di soci). Entrambe si possono premere più volte senza creare doppioni

Pagamento con carta

Se hai collegato Stripe (da Impostazioni → Pagamenti), ogni email di nuova quota da pagare e ogni promemoria escono con il pulsante «Paga ora con carta»: il socio paga in due clic, senza password, e l'incasso si registra da solo, con la ricevuta emessa e la prima nota aggiornata. Come collegare Stripe, quanto vale il link di pagamento e cosa succede quando scade: tutto nella guida dedicata Incassare con carta.

Un totale unico per il socio: il riepilogo delle quote da pagare

Quota associativa e mensilità del corso nascono come quote emesse separate, e ognuna ha la sua ricevuta: è la forma corretta, perché le due voci hanno natura fiscale diversa. Se però il socio vuole pagare tutto con un solo bonifico, non serve unire nulla: apri la sua scheda, pannello Pagamenti, e premi Invia riepilogo quote da pagare.

Prima dell'invio vedi destinatario, oggetto e testo, che puoi ritoccare. In fondo all'email Tesserati aggiunge da solo l'elenco delle quote da pagare, il totale e i dati per il bonifico (intestatario, IBAN, importo e causale già pronta); se hai collegato Stripe c'è anche il pulsante per pagare tutto con carta dall'area soci. Con PDF scarichi lo stesso riepilogo da stampare o allegare.

• Famiglie: se il socio ha un genitore o un gestore, il riepilogo comprende anche i fratelli con lo stesso contatto, così il genitore riceve un totale solo
• Causale: sono i riferimenti delle quote; se sono tanti da superare i 140 caratteri ammessi da un bonifico, diventa "Saldo quote" seguito dal nome di chi paga
• Ricevute: quando arriva il bonifico, selezioni le quote in Adempimenti → Pagamenti e le segni pagate insieme, con la stessa data e lo stesso metodo: esce una ricevuta per ciascuna, con numeri consecutivi

Il socio trova lo stesso elenco e lo stesso totale nella sua area riservata, alla voce Pagamenti.

3. Le ricevute fiscali

Quando una quota emessa viene pagata, Tesserati genera automaticamente la ricevuta corrispondente, con numerazione annuale progressiva e le causali corrette in base alla natura fiscale della quota.

Ogni ricevuta riporta:

• Numerazione progressiva per anno
• Dati dell'associazione (quelli che hai configurato al primo accesso)
• Dati del socio con codice fiscale se fornito
• Causale con riferimento normativo corretto (art. 148 TUIR per i contributi associativi, art. 83 CTS per le erogazioni liberali deducibili)
• Metodo di pagamento: importante per le erogazioni liberali, la deducibilità fiscale richiede bonifico o carta, i contanti non sono agevolabili
• Imposta di bollo: sulle ricevute sopra 77,47 €, secondo la modalità scelta dall'associazione (vedi Imposta di bollo più sotto)

Scaricare e inviare la ricevuta

Dall'elenco ricevute, e dal dettaglio di ogni quota, hai due azioni:

• Scarica PDF: salvi la ricevuta sul tuo computer
• Invia via email: Tesserati manda il PDF al socio. Prima di spedire vedi il destinatario e un'anteprima del messaggio

Vuoi che la ricevuta parta in automatico appena registri un incasso? Attiva "Ricevuta inviata al socio" in Impostazioni → Email e messaggi (è disattivata di default, così decidi tu). Quando è attiva, nel momento in cui registri l'incasso un avviso ti ricorda a quale indirizzo partirà l'email. In ogni caso puoi sempre inviarla o rinviarla a mano dal dettaglio della quota.

Annullare una ricevuta

Se sbagli qualcosa, non modificare la ricevuta: usa la funzione Annulla indicando il motivo. Viene mantenuta nel registro ma marcata come nulla, e puoi emetterne una nuova corretta. È quello che chiede la normativa: le ricevute emesse non si modificano, si annullano e riemettono.

Arrivi da un registro già avviato? Imposta il numero della prossima ricevuta

Se inizi a usare Tesserati a metà anno e hai già emesso ricevute a mano (per esempio dalla 1 alla 32), non devi ripartire da 1. In Impostazioni → Pagamenti, sezione Numerazione delle ricevute, scrivi il numero che deve prendere la prossima ricevuta: la prima emessa da Tesserati prenderà quel numero e le successive proseguiranno da lì.

• Vale per l'anno in corso: dal 1° gennaio la numerazione riparte da 1 in automatico
• Non crea buchi né doppioni: sotto il campo vedi l'ultima ricevuta emessa quest'anno su Tesserati, e un numero non superiore a quella non viene accettato. Puoi aggiornarlo tutte le volte che serve, per esempio se nel frattempo hai emesso altre ricevute a mano
• Hai fatto una prova prima di impostarlo? Nei primi 30 giorni dalla registrazione puoi aprire la quota di prova e usare Elimina definitivamente: sparisce anche la sua ricevuta, purché sia l'ultima emessa. In alternativa Impostazioni → Ripristino dati azzera in un colpo solo tutti i dati inseriti nelle prove

Vuoi in Tesserati anche le ricevute già rilasciate quest'anno?

Da Adempimenti → Ricevute, menu Altre azioni, Registra ricevuta emessa fuori da Tesserati le inserisci una a una: socio, numero, data, metodo di pagamento e voci. Ogni ricevuta entra come copia dell'originale, con lo stesso numero, la stessa data e lo stesso importo, e il pagamento risulta incassato a quella data: il socio è in regola e l'entrata compare in prima nota e nel rendiconto. Nell'elenco la riconosci dal contrassegno "Copia"; al socio non parte nessuna email. La procedura completa, con uscite e saldo di cassa, è nella guida Migrare a metà anno.

Soci minorenni o a carico: il codice fiscale di chi paga

La ricevuta resta sempre intestata al socio (per esempio l'atleta minorenne): è la forma corretta per la detrazione delle spese sportive dei figli, che richiede il nominativo di chi pratica l'attività. Quando però la quota è sostenuta da un genitore o da un altro gestore, sulla ricevuta deve comparire anche il codice fiscale di chi paga: è quello il dato utile alla detrazione.

Per ottenerlo, apri la scheda del socio e, nella sezione Chi gestisce questo socio?, compila il codice fiscale del gestore e spunta "Il socio è fiscalmente a carico del gestore".

Da quel momento le ricevute di quel socio restano intestate a lui, ma riportano in più la riga "Spesa sostenuta da" con nome e codice fiscale del gestore. È una scelta per singolo socio e l'età non conta: la spunti per un figlio a carico, la lasci vuota per chi gestisci solo per le comunicazioni ma che sostiene la spesa per conto proprio.

Hai già emesso ricevute prima di impostare la spunta? Non modificarle: annulla il pagamento e registralo di nuovo (vedi "Annullare una ricevuta" qui sopra). La ricevuta riemessa riporterà il codice fiscale del gestore.

Gli aspetti fiscali dipendono dal regime della tua associazione: in caso di dubbio verifica sempre con il tuo commercialista.

Imposta di bollo

Sulle ricevute con totale superiore a 77,47 € è dovuta l'imposta di bollo di 2,00 €, salvo esenzione. Il bollo è a carico dell'associazione: l'importo delle quote non cambia. La modalità si sceglie in Impostazioni → Pagamenti, sezione Imposta di bollo.

Le modalità sono quattro:

• Esente: ASD o SSD iscritta al Registro delle attività sportive dilettantistiche: sulla ricevuta compare la dicitura di esenzione
• Esente: ente del Terzo settore iscritto al RUNTS (APS, ODV): sulla ricevuta compare la dicitura di esenzione
• Marca da bollo: applichi una marca da 2,00 € sull'originale della ricevuta
• Bollo virtuale: l'associazione ha l'autorizzazione dell'Agenzia delle Entrate a pagare il bollo in modo virtuale; indichi numero e data dell'autorizzazione

Finché non scegli, le ricevute non riportano nessuna indicazione sul bollo e nella sezione compare l'avviso Non hai ancora scelto. La modalità scelta vale per le ricevute emesse da quel momento in poi: le ricevute già emesse restano come sono. Con le due esenzioni e con il bollo virtuale il PDF riporta la dicitura della modalità; con la marca da bollo la dicitura compare solo dopo che hai scritto il numero della marca (vedi sotto). Le ricevute fino a 77,47 € non cambiano.

Marca da bollo

Sul PDF delle ricevute sopra soglia, accanto al numero della ricevuta, c'è uno spazio tratteggiato con la scritta "Marca da bollo 2,00 €", dove incollare la marca sulla stampa. Finché non scrivi il numero della marca, la ricevuta non riporta nessuna dicitura sul bollo. La ricevuta non indica dove si trova l'originale: se consegnarlo al socio o conservarlo lo decide l'associazione.

Per riportare sulla ricevuta la dicitura del bollo, scrivi il numero della marca applicata. In Adempimenti → Ricevute le ricevute con la marca da bollo hanno il pulsante Marca da bollo; quando il numero è già stato scritto, il pulsante ha il segno di spunta.

Il pulsante apre una finestra in cui scrivi il numero di 14 cifre stampato sulla marca, anche con gli spazi. Il numero è facoltativo. Con Salva il PDF si aggiorna: lo spazio tratteggiato non compare più e la ricevuta riporta la dicitura "Imposta di bollo di 2,00 € assolta con contrassegno n." seguita dal numero della marca.

Sulle ricevute annullate il pulsante non c'è.

Bollo virtuale

Con il bollo virtuale indichi il numero e la data dell'autorizzazione: la dicitura sulla ricevuta riporta questi estremi. Sotto i campi vedi quante ricevute non annullate dell'anno in corso riportano il bollo virtuale e l'importo corrispondente, 2,00 € per ricevuta: un dato utile per la dichiarazione annuale del bollo virtuale.

Le ricevute con data anteriore alla data dell'autorizzazione non riportano il bollo virtuale e non entrano nel conteggio.

Copie delle ricevute emesse fuori da Tesserati

Le copie registrate con Registra ricevuta emessa fuori da Tesserati seguono la modalità scelta, come le altre ricevute. Con la marca da bollo il PDF della copia non ha lo spazio tratteggiato e non riporta nessuna dicitura sul bollo finché non scrivi, con il pulsante Marca da bollo, il numero della marca applicata sull'originale. Con il bollo virtuale le copie datate dal giorno dell'autorizzazione in poi entrano nel conteggio. I dettagli sono nella guida Migrare a metà anno.

L'esenzione e la modalità del bollo dipendono dall'inquadramento dell'associazione: prima di scegliere, verifica con il tuo commercialista.

Fine anno: certificato di detrazione

A gennaio di ogni anno, dalla scheda di ogni socio puoi generare il certificato annuale di detrazione/deduzione: un PDF che riepiloga tutte le ricevute emesse a suo nome nell'anno precedente, utile per la dichiarazione dei redditi del socio (detrazione 19% per associazioni sportive, deduzione per ETS, ecc.).

Ricapitolando

Il flusso completo è semplice una volta capita la gerarchia:

1. Definisci le tipologie di quota una volta sola
2. Assegnale ai soci: a mano dalla scheda, in automatico collegandole a un tipo di socio, oppure con la casella apposita durante l'import
3. Tesserati emette le quote da pagare automaticamente (e con Genera quote recuperi quelle mancanti quando vuoi)
4. Il socio paga con carta dal pulsante nell'email (o registri tu l'incasso), e la ricevuta viene emessa in automatico
5. A fine anno chiudi tutto con il rendiconto economico

Hai dubbi su un caso specifico? Ogni sezione di Tesserati ha un pulsante Aiuto in alto a destra che apre la guida contestuale.