Registro dei volontari

Se la tua associazione è una APS o una ODV iscritta al RUNTS, il registro dei volontari non occasionali è un obbligo di legge (art. 17 del Codice del Terzo settore). Tesserati lo tiene in forma elettronica: una riga numerata per ogni volontario, le coperture assicurative sotto controllo, la cessazione che chiude la riga senza cancellarla e il PDF pronto per firma digitale e marca temporale.

Chi deve tenerlo

Il registro è obbligatorio per le APS e le ODV iscritte al RUNTS, per i volontari che operano in modo non occasionale. Le ASD e SSD non iscritte al RUNTS seguono invece il regime dei volontari sportivi (art. 29 D.Lgs. 36/2021) e non hanno questo obbligo: possono comunque tenere il registro per avere traccia di chi collabora e delle coperture assicurative. Tesserati adatta i testi della pagina al tipo di ente che hai impostato, così sai subito se per te è un obbligo o una scelta.

Obblighi, contenuti minimi e modalità di tenuta del registro sono fissati dal Codice del Terzo settore e dal DM 6 ottobre 2021: per la tua situazione specifica verifica sempre con il tuo commercialista o consulente.

Il registro è incluso nei piani Standard e Premium.

Dove si trova

Apri Governance → Registro volontari. La pagina mostra i contatori delle due sezioni, l'avviso sulle coperture da registrare se qualche volontario in attività non ha ancora un'assicurazione, e la tabella del registro.

Il registro ha due sezioni, come previsto dal decreto: la sezione principale per i volontari non occasionali e una sezione separata per gli occasionali, chi dà una mano solo per una festa o un evento. Ogni sezione ha la propria numerazione progressiva. Con la ricerca trovi un volontario per nome o codice fiscale, e il filtro ti fa vedere solo gli attivi o solo i cessati.

Registrare un volontario

Premi Nuovo volontario. Se la persona è già socia, selezionala in Collega a socio esistente: anagrafica, codice fiscale e residenza si compilano da soli dal libro soci. Poi scegli la sezione del registro e completa i campi.

Tre cose da sapere sui campi:

• Codice fiscale oppure generalità complete: il decreto chiede il codice fiscale o, in mancanza, data e luogo di nascita e residenza per esteso. Tesserati ti blocca se manca sia l'uno sia le altre
• Data di inizio attività: è la data che fa fede nel registro. Viene proposta la data di oggi, correggila se il volontario ha iniziato prima
• Compagnia assicurativa e numero polizza: ogni volontario va assicurato contro infortuni e malattie connessi all'attività, e per la responsabilità civile verso terzi, prima di iniziare (art. 18 CTS). Finché questi campi sono vuoti il volontario compare con il badge Da registrare e il contatore in alto te lo ricorda

Le note sono annotazioni interne e non finiscono nel PDF del registro. Al salvataggio la riga riceve il numero progressivo della sua sezione: la sezione non si può cambiare in seguito, perché il numero appartiene alla sezione di origine.

Cessazione: la riga resta

Un registro è un documento storico: le righe non si eliminano. Quando un volontario smette, apri il menu della riga e scegli Registra cessazione: la riga viene chiusa con la data di oggi e resta nel registro, in grigio e con il badge Cessato. Se la cessazione è avvenuta in un giorno diverso, usa Modifica e compila a mano la data di cessazione.

Se la stessa persona torna a fare volontariato più avanti, registrala di nuovo: nasce una nuova riga con un nuovo numero, e la storia resta leggibile.

Il PDF del registro e la validità legale

Il pulsante Registro (PDF) scarica il registro completo, con la sezione principale e quella degli occasionali. La tenuta elettronica è ammessa a due condizioni, che restano a carico dell'associazione:

• scarica il PDF almeno una volta l'anno e fai applicare dal legale rappresentante la firma digitale e la marca temporale, che fissano il contenuto a quella data
• in alternativa stampalo su pagine vidimate e conservalo con gli altri libri sociali

In caso di controllo, il PDF firmato è la prova che il registro esisteva ed era aggiornato a quella data: fallo a fine anno e ogni volta che ci sono variazioni importanti.

Prossimo passo

Il registro dei volontari vive accanto agli altri libri sociali: consiglio direttivo e organi sociali per cariche e mandati, assemblee dei soci per convocazioni e verbali.