Verbale di assemblea ordinaria: cosa scrivere (e cosa no)

Un verbale di assemblea fatto bene ti dà serenità in caso di contestazioni, controlli fiscali o dispute tra soci. Uno fatto in modo approssimativo può mettere in discussione la validità delle delibere. Vediamo cosa deve contenere davvero.

Per un inquadramento normativo aggiornato sulle assemblee, il riferimento è l'area governance di Cantiere Terzo Settore.

A cosa serve davvero un verbale

Il verbale è la prova scritta che l'assemblea si è svolta regolarmente, con i quorum previsti, e che ha deliberato ciò che dichiara di aver deliberato. Serve al direttivo per eseguire le delibere, al commercialista per chiudere il bilancio, all'Agenzia delle Entrate in caso di verifica, al RUNTS per gli ETS, e alla Camera di Commercio per le associazioni con partita IVA.

Gli otto elementi che non possono mancare

1. Data, ora e luogo della riunione, fisico o virtuale.
2. Tipo di assemblea: ordinaria o straordinaria, prima o seconda convocazione.
3. Nome del presidente dell'assemblea e del segretario verbalizzante.
4. Modalità di convocazione (per esempio "convocata con avviso del 15 marzo come da statuto, art. X").
5. Elenco dei presenti, soci o deleghe, con il calcolo del quorum costitutivo.
6. Ordine del giorno trattato punto per punto.
7. Discussione e delibere: per ogni punto, una sintesi degli interventi e l'esito della votazione (favorevoli, contrari, astenuti).
8. Chiusura: ora di chiusura e firma di presidente e segretario.

Quorum: come calcolarli

Quorum costitutivo

È il numero minimo di soci (o deleghe) necessario per dichiarare valida l'assemblea. In prima convocazione è tipicamente la metà più uno degli aventi diritto, in seconda convocazione qualunque sia il numero dei presenti, se lo statuto lo prevede.

Quorum deliberativo

È il numero minimo di voti favorevoli necessario per approvare una delibera. Per le assemblee ordinarie è di norma la maggioranza dei presenti. Per le straordinarie (modifiche statutarie, scioglimento) servono maggioranze qualificate, definite dallo statuto.

Assemblee in videoconferenza

Dopo il 2020 sono ammesse in modo stabile, anche se lo statuto non le prevede espressamente, purché siano garantiti il riconoscimento dei partecipanti, la partecipazione interattiva e la visibilità del voto. Il verbale deve dare atto del rispetto di queste condizioni.

Firme e allegati

Il verbale va firmato da presidente e segretario. La firma digitale è ammessa. Gli allegati più comuni sono il foglio presenze con firme, la copia della convocazione e gli eventuali documenti discussi (bilancio, relazione del direttivo, proposte di modifica statutaria).

Gli errori classici che possono invalidare un verbale

• Mancata indicazione del quorum costitutivo
• Delibere senza esito esplicito della votazione
• Nessuna traccia della modalità di convocazione
• Verbale compilato a posteriori senza firma del segretario
• Mancata annotazione del presidente dell'assemblea, che spesso è diverso dal presidente dell'associazione