L'assemblea dei soci: come funziona, quali decisioni prende, i quorum

L'assemblea dei soci è l'organo più importante di un'associazione. Non è il presidente, non è il direttivo: è l'assemblea. Nelle associazioni democratiche italiane vale il principio "una testa, un voto", e l'assemblea è il momento in cui i soci esercitano concretamente la loro sovranità sull'ente.

Capire bene come funziona l'assemblea, quali decisioni prende, come si convoca, come si vota, è fondamentale. Sono aspetti che spesso nessuno spiega in modo semplice a chi entra per la prima volta nel direttivo di un'associazione.

Cos'è l'assemblea

L'assemblea è la riunione di tutti i soci dell'associazione, convocata secondo le modalità previste dallo statuto, per discutere e deliberare sulle materie di sua competenza.

È il luogo in cui i soci:

• Approvano i bilanci dell'associazione.
• Eleggono le cariche (consiglio direttivo, presidente, organi di controllo).
• Approvano modifiche statutarie.
• Decidono su scioglimento e liquidazione.
• Deliberano su grandi orientamenti dell'attività.

Assemblea ordinaria e straordinaria

Le assemblee sono di due tipi, con competenze e quorum diversi.

Assemblea ordinaria

Si occupa della gestione ordinaria dell'associazione. Tipicamente:

• Approvazione del bilancio consuntivo (almeno una volta all'anno, entro i termini previsti dallo statuto, di solito entro 4 mesi dalla chiusura dell'esercizio).
• Approvazione del bilancio preventivo (se previsto dallo statuto).
• Elezione o rinnovo delle cariche sociali.
• Approvazione di regolamenti interni.
• Decisioni su attività e indirizzi generali.

Assemblea straordinaria

Si occupa di materie con impatto strutturale sull'associazione.

• Modifiche statutarie.
• Scioglimento dell'associazione.
• Trasformazione in altra forma giuridica.
• Delibere su operazioni straordinarie (fusioni, scissioni).

La differenza principale sta nei quorum: le assemblee straordinarie richiedono maggioranze qualificate più alte per approvare le delibere.

La convocazione

L'assemblea si convoca su iniziativa del presidente (o del direttivo), secondo le modalità previste dallo statuto. La regola generale è:

• Avviso scritto a tutti i soci, con preavviso minimo (tipicamente 15 giorni per l'ordinaria, 30 per la straordinaria).
• Ordine del giorno chiaro, con tutti i punti che si discuteranno.
• Data, ora e luogo della riunione (anche videoconferenza).
• Indicazione della seconda convocazione, se prevista.

L'avviso può essere inviato via email (oggi è lo standard), lettera raccomandata, pubblicazione sul sito dell'associazione, o secondo quanto previsto dallo statuto. Un'associazione moderna con un gestionale invia l'avviso direttamente a tutti i soci con un click, tenendo traccia degli invii.

Se i soci lo chiedono (di solito almeno un decimo degli aventi diritto), il direttivo è tenuto a convocare un'assemblea straordinaria anche su richiesta della base sociale. È un presidio democratico importante.

I quorum: costitutivo e deliberativo

I quorum sono la quantità minima di presenti o di voti favorevoli necessari per validare l'assemblea o le sue delibere.

Quorum costitutivo

È il numero minimo di soci (presenti o rappresentati per delega) necessario per dichiarare l'assemblea valida. Di solito:

• Prima convocazione: metà più uno degli aventi diritto.
• Seconda convocazione: qualunque sia il numero dei presenti (se lo statuto lo prevede).

La seconda convocazione è uno strumento pratico: la prima spesso non raggiunge il quorum, la seconda parte mezz'ora o un'ora dopo e si tiene con i presenti.

Quorum deliberativo

È il numero minimo di voti favorevoli per approvare una delibera.

• Assemblea ordinaria: maggioranza dei presenti (di solito).
• Assemblea straordinaria: maggioranza qualificata, per esempio due terzi dei presenti per modifiche statutarie, tre quarti per scioglimento.

Ogni statuto può regolare diversamente, purché non in contrasto con la legge.

Diritto di voto e deleghe

Il diritto di voto spetta a ogni socio maggiorenne, in regola con il versamento della quota, iscritto nel libro soci. La regola democratica "una testa, un voto" è condizione imprescindibile per accedere ai regimi fiscali agevolati (art. 148 TUIR, CTS).

Il voto per delega è ammesso se lo statuto lo prevede. Tipicamente:

• Delega scritta e firmata dal socio delegante.
• Numero massimo di deleghe per delegato (comunemente una o due, a volte fino a tre).
• Non può delegare il presidente o membri del direttivo (principio di democraticità).

Assemblee in videoconferenza

Dopo il 2020 le assemblee in videoconferenza sono diventate uno strumento stabile. Sono ammesse anche senza previsione statutaria espressa, purché:

• Si possa identificare con certezza ogni partecipante.
• Sia garantita la partecipazione interattiva (possibilità di parola, di domanda, di voto).
• Sia visibile e tracciabile il voto.

Il verbale dell'assemblea deve dare atto di queste condizioni.

Il verbale

Ogni assemblea si conclude con un verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente dell'assemblea. Il verbale deve contenere: data, luogo, modalità di convocazione, elenco presenti, quorum raggiunti, ordine del giorno, discussione, delibere con esito della votazione, chiusura.

Il verbale va trascritto nel libro delle adunanze di assemblea. È un documento fondamentale, perché è la prova formale delle decisioni dell'ente. Per approfondire, vedi la nostra guida sul verbale di assemblea ordinaria.

Assemblee periodiche obbligatorie

Ogni associazione deve tenere almeno un'assemblea all'anno, quella per l'approvazione del bilancio. Non è un optional: se non si convoca, il direttivo è inadempiente rispetto agli obblighi statutari.

Le assemblee elettive si tengono alla scadenza delle cariche (tipicamente ogni 3-5 anni, secondo statuto). Altre assemblee (straordinarie per modifiche statutarie, scioglimento, decisioni importanti) sono legate a eventi specifici.

Cosa fare se un socio contesta una delibera

Un socio può contestare una delibera dell'assemblea se ritiene che sia stata presa in violazione dello statuto o della legge. L'azione si chiama "impugnazione della delibera" e va proposta entro termini precisi (di solito 30 giorni dalla delibera stessa).

Per evitare impugnazioni, la prevenzione è tutto: convocazione rispettosa dei preavvisi, ordine del giorno chiaro, verbalizzazione accurata, rispetto dei quorum. Un'assemblea fatta bene è il miglior antidoto alle contestazioni.

Da leggere anche

• Il verbale di assemblea ordinaria.
• Diritti e doveri del socio.
• Il consiglio direttivo (in preparazione).
• Cos'è lo statuto.