L'assemblea dei soci: come funziona, quali decisioni prende, i quorum
L'assemblea è l'organo sovrano dell'associazione. Convocazione, quorum, voto, delega, verbale: tutto quello che un presidente o un segretario dovrebbero sapere per farla funzionare.
24 novembre 2025
Un rendiconto approvato con un conteggio sbagliato delle presenze può diventare motivo di contestazione, anche se i numeri non erano in discussione. Perché una decisione assembleare sia affidabile, servono una convocazione corretta, gli aventi diritto e le maggioranze richieste per quella materia.
Lo statuto è il primo documento da consultare, ma va letto insieme alla disciplina dell'ente. Le associazioni riconosciute, quelle non riconosciute e gli ETS non possono essere ricondotti a una sola tabella di quorum valida in ogni caso.
Le decisioni dell'assemblea
L'assemblea consente ai soci di partecipare alle scelte dell'associazione. Approvazione del bilancio, elezione degli organi e modifiche dello statuto sono alcune delle decisioni più frequenti, ma competenze e modalità vanno verificate per la specifica forma dell'ente.
Per gli ETS, l'articolo 25 del Codice del Terzo settore individua le competenze assembleari e le possibilità di diversa attribuzione ammesse dalla legge. Per le altre associazioni contano le disposizioni civilistiche e lo statuto. Una decisione del direttivo non può sostituire un voto dell'assemblea quando quella materia le è riservata.
Le espressioni “ordinaria” e “straordinaria” aiutano a distinguere le riunioni, ma non risolvono da sole il calcolo dei voti. La maggioranza dipende dalla decisione: approvare il rendiconto, modificare una clausola e sciogliere l'ente possono richiedere condizioni differenti.
Una convocazione che consenta di partecipare
La convocazione deve seguire mezzi, termini e competenze previsti dallo statuto. Deve indicare data, orario, luogo o modalità di collegamento, ordine del giorno ed eventuale seconda convocazione. I documenti utili al voto devono essere messi a disposizione secondo le regole applicabili.
L'ordine del giorno permette al socio di capire su che cosa verrà chiamato a decidere. Una voce generica sulle comunicazioni finali non è una base adeguata per introdurre una modifica statutaria o un'altra deliberazione sostanziale non annunciata.
La prova dell'invio va conservata. Se lo statuto richiede una determinata modalità, una pubblicazione sul sito o un messaggio in un gruppo informale non la sostituiscono automaticamente.
Chi partecipa e chi vota
Prima della riunione, la segreteria deve ricostruire gli aventi diritto dal libro soci, dalle ammissioni e dalle eventuali cessazioni. Va poi verificato se anzianità associativa, regolarità della quota o altre condizioni incidano sul voto secondo la disciplina dell'ente.
Negli ETS il voto spetta, di regola, agli iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo diversa disposizione dell'atto costitutivo o dello statuto. Il socio minorenne non va escluso automaticamente: per le APS il Ministero del Lavoro ha chiarito che il suo voto è esercitato tramite chi ne ha la rappresentanza legale.
La presenza all'assemblea e il diritto di voto possono non coincidere. Invitati, collaboratori e persone che hanno appena chiesto di entrare nell'associazione non devono essere conteggiati come soci votanti senza una verifica.
Le deleghe
Le deleghe vanno raccolte e controllate prima del conteggio delle presenze. Occorre verificare chi può rappresentare un socio, quanti incarichi può ricevere e quali eventuali divieti siano applicabili. Non è corretto fissare un numero unico o un divieto per i consiglieri valido per qualsiasi associazione.
Il socio rappresentato deve risultare nel conteggio con la sua delega, evitando duplicazioni quando entra personalmente in riunione. È utile conservare le deleghe insieme all'elenco dei partecipanti e al verbale.
Quorum e maggioranze
Il quorum costitutivo indica quante presenze sono necessarie per tenere validamente la riunione. Il quorum deliberativo indica quanti voti servono per approvare una decisione. Un'assemblea regolarmente costituita può quindi non avere i voti necessari per una specifica proposta.
Il calcolo deve essere scritto prima della votazione, sulla base della norma e dello statuto applicabili. Vanno considerati anche conflitti di interesse e casi in cui una persona non può votare su una certa materia.
Per la modifica statutaria, la regola citata distingue quindi le presenze necessarie dai voti favorevoli. Nello scioglimento la soglia riguarda direttamente i voti favorevoli rispetto a tutti gli associati, non soltanto rispetto ai partecipanti alla riunione.
Per esempio, in un'ipotetica associazione riconosciuta con 80 associati, lo scioglimento richiede almeno 60 voti favorevoli. Una seconda convocazione con 20 presenti non può ridurre quella soglia a 15 voti. Il numero è un esempio di applicazione dell'articolo 21, non un quorum da inserire indistintamente negli statuti.
L'assemblea a distanza
Per gli ETS, dal 2024 la partecipazione mediante telecomunicazione e il voto elettronico sono consentiti salvo divieto espresso nell'atto costitutivo o nello statuto. Devono essere verificabili l'identità del partecipante e del votante, rispettando buona fede e parità di trattamento.
Per le altre associazioni occorre controllare statuto e disposizioni applicabili. In ogni caso, il collegamento deve consentire un'effettiva partecipazione: ascoltare la discussione, intervenire e votare. I problemi tecnici che incidono su queste possibilità devono essere affrontati e documentati.
Il verbale e le contestazioni
All'inizio della riunione si individuano chi la presiede e chi redige il verbale, secondo lo statuto. Il presidente dell'associazione non coincide necessariamente con il presidente della singola assemblea.
Il verbale deve permettere di ricostruire convocazione, presenti, deleghe, verifica dei quorum, proposte e risultati. Per ogni deliberazione è utile riportare favorevoli, contrari e astenuti, insieme alle circostanze rilevanti. La firma e la conservazione seguono le regole degli atti dell'ente.
Una deliberazione contestata va esaminata tempestivamente. Non esiste un termine generale di trenta giorni valido per impugnare qualsiasi decisione di ogni associazione: contano la natura del vizio, il provvedimento, la disciplina applicabile e gli eventuali rimedi interni. Le esclusioni dei soci, per esempio, hanno regole specifiche e non vanno confuse con tutte le altre deliberazioni.
Le fonti
- Codice civile, articoli 20, 21, 23 e 36
- Codice del Terzo settore, articoli 24 e 25
- Legge 104/2024: modifiche al Codice del Terzo settore
- Ministero del Lavoro: nota n. 1309/2019 sui soci minorenni
Una nota importante
Prima di una modifica statutaria, di uno scioglimento o in presenza di contestazioni, verifica quorum e procedura con un professionista. Le regole dell'assemblea devono essere ricavate dalla disciplina e dallo statuto del tuo ente.
