Il presidente dell'associazione: cosa fa, quali poteri ha, di cosa risponde

Firmare un contratto per l'associazione significa impegnare l'ente verso un altro soggetto. Prima di farlo, il presidente deve sapere se può decidere autonomamente, se occorre una delibera e quali responsabilità accompagnano quella firma.

La rappresentanza esterna e la gestione interna non coincidono. I poteri dipendono dallo statuto e dalla legge; le responsabilità anche dalla forma dell'associazione e dalla condotta tenuta nell'incarico.

Cosa fa il presidente

Il presidente è normalmente il rappresentante legale dell'associazione, secondo l'organizzazione prevista dallo statuto. Firma gli atti in nome dell'ente, cura i rapporti con terzi e autorità e lo rappresenta in giudizio nei limiti dei suoi poteri.

Nella gestione quotidiana può essere incaricato di:

convocare e presiedere le riunioni del consiglio direttivo e dell'assemblea;
sottoscrivere contratti e gestire i rapporti con la banca;
curare le comunicazioni a registri, amministrazioni e organismi di affiliazione;
coordinare il direttivo e dare esecuzione alle deliberazioni;
riferire ai soci sull'attività svolta.

Questi compiti vanno verificati nello statuto: la carica non attribuisce automaticamente ogni funzione o ogni potere di spesa.

Come si diventa presidente

Il presidente viene nominato dall'organo competente: l'assemblea direttamente oppure il direttivo, quando lo statuto gli attribuisce questa scelta. Anche i requisiti personali, la durata e la possibilità di rielezione dipendono dallo statuto e dalle norme della categoria.

Prima del voto verifica eleggibilità e incompatibilità, senza presumere che basti essere disponibile all'incarico. Per gli ETS vanno rispettate, tra le altre, le regole sugli amministratori dell'articolo 26 del Codice del Terzo settore.

Mandati di tre o cinque anni e limiti alla rielezione sono possibili scelte statutarie. Il verbale deve riportare la nomina e consentire di ricostruirne la decorrenza.

I poteri del presidente

I poteri si leggono nello statuto, nelle deliberazioni e nelle deleghe consentite. È utile distinguere tre ambiti.

Poteri di rappresentanza

La rappresentanza permette di agire verso l'esterno in nome dell'associazione. Prima di firmare, verifica anche quale organo deve autorizzare l'operazione: avere il potere di rappresentare non significa poter decidere da solo ogni contratto.

Poteri di gestione ordinaria

Il presidente può assumere le decisioni che gli sono attribuite. Le altre passano dal direttivo o dall'assemblea. Una soglia monetaria può aiutare a delimitare le autorizzazioni di spesa, ma non è prevista obbligatoriamente per ogni ente e non esaurisce la distinzione tra le competenze.

Poteri di urgenza

Il presidente può esercitare poteri sostitutivi per urgenza soltanto se trovano fondamento nelle disposizioni applicabili o nello statuto. Vanno rispettati i limiti e gli eventuali obblighi di riferire o chiedere ratifica. L'urgenza non attribuisce un potere generale, e una ratifica successiva non sana automaticamente qualsiasi irregolarità.

Le responsabilità del presidente

Occorre distinguere la responsabilità per le obbligazioni dell'ente da quella per i danni causati nell'amministrazione.

Responsabilità civile verso i terzi

Nelle associazioni non riconosciute, chi ha agito in nome e per conto dell'ente può rispondere personalmente e solidalmente delle obbligazioni assunte. La responsabilità non deriva soltanto dall'etichetta di presidente: conta l'attività concretamente svolta.

In un esempio ipotetico, se il presidente conclude un contratto di fornitura per un'associazione non riconosciuta, il creditore può far valere il credito anche nei suoi confronti, senza dover prima esaurire il fondo comune. Una deliberazione che autorizza l'acquisto non elimina da sola questo rischio.

Nelle associazioni riconosciute, per i debiti dell'ente risponde il suo patrimonio. Restano però le possibili responsabilità degli amministratori per la loro condotta e le eventuali garanzie personali assunte. Per approfondire, leggi la differenza tra associazione riconosciuta e non riconosciuta.

Responsabilità fiscale

Dichiarazioni, ritenute e scritture devono essere gestite secondo il regime dell'associazione. Chi risponde di una violazione va individuato sulla base delle disposizioni applicabili e dei fatti, senza attribuire ogni sanzione automaticamente al presidente o a tutti i consiglieri.

Un commercialista che conosce il settore aiuta a organizzare gli adempimenti e a controllare le scadenze. La guida ai documenti da preparare per il commercialista spiega come rendere questo lavoro più ordinato.

Responsabilità verso l'associazione e i soci

Una gestione non diligente può causare danni all'ente o ad altri soggetti. Presupposti e modalità delle azioni di responsabilità dipendono dalla disciplina applicabile: rispettare le competenze e conservare la documentazione permette di ricostruire le decisioni, ma non offre un'immunità.

Responsabilità penale

La responsabilità penale è personale e richiede i presupposti di uno specifico reato. Per esempio, l'appropriazione di fondi associativi può avere conseguenze penali; non ogni errore contabile o fiscale è automaticamente un reato né ogni reato commesso nell'ente coinvolge necessariamente il presidente.

Come proteggersi

Una gestione diligente riduce gli errori e rende visibili i problemi prima che diventino più difficili da affrontare.

Conoscere lo statuto. Individua ciò che puoi decidere e ciò che richiede un altro organo.
Rispettare le deliberazioni. Fai approvare le operazioni dall'organo competente e documentane l'esecuzione; il verbale non elimina da solo una responsabilità personale.
Curare l'archivio. Conserva contratti, corrispondenza, verbali e documenti contabili collegati alle decisioni.
Verificare i libri sociali. Organizza aggiornamenti e controlli periodici secondo gli obblighi dell'ente.
Valutare le coperture assicurative. Controlla persone assicurate, rischi coperti ed esclusioni, senza presumere che ogni polizza protegga da ogni responsabilità.
Lavorare con i consulenti. Definisci chi prepara i documenti e chi segue scadenze e adempimenti.
Valutare la personalità giuridica. Considerala quando attività e impegni economici richiedono una diversa separazione patrimoniale.

Quando il presidente decade o si dimette

La cessazione può dipendere da dimissioni, scadenza del mandato, revoca o perdita dei requisiti. Per ciascun caso occorre verificare statuto e legge, individuando l'organo competente e il momento in cui la cessazione produce effetto.

Le dimissioni vanno comunicate per iscritto al destinatario competente, conservando prova della ricezione. Non si può affermare in generale che richiedano sempre una ratifica o che il presidente resti automaticamente in carica fino al successore. Anche un eventuale subentro del vicepresidente o una prosecuzione temporanea delle funzioni va verificato nelle regole applicabili.

Documenta la cessazione e avvia le sostituzioni e le comunicazioni necessarie. L'aggiornamento di un registro esterno e l'efficacia interna delle dimissioni sono questioni distinte, da gestire entrambe.

Il cambio di presidente

La nuova nomina si documenta nel verbale dell'organo competente, senza riscrivere il verbale della precedente elezione. Si aggiornano poi rappresentante e poteri di firma presso banca, Agenzia delle Entrate, RUNTS se applicabile e altri soggetti interessati, rispettando termini e procedure propri.

L'atto costitutivo originario si conserva come documento della fondazione. Per organizzare anche la consegna di contratti, contabilità e accessi, consulta la guida al cambio del presidente.

Accettare la carica con consapevolezza

Prima di accettare, leggi lo statuto e chiedi un quadro degli impegni già assunti, della situazione contabile e degli adempimenti aperti. Verifica quali poteri ti saranno attribuiti e quali documenti riceverai dall'amministrazione uscente.

Questo controllo permette di iniziare il mandato sapendo quali decisioni sono urgenti e quali devono passare dal direttivo o dall'assemblea.

Le fonti

Una nota importante

Questa guida ha finalità divulgative. Per applicare le regole alla tua associazione occorre verificare lo statuto, la forma giuridica e le disposizioni specifiche; per gli aspetti fiscali confrontati con il commercialista.