Il tesoriere dell'associazione: il ruolo, le competenze, le responsabilità

Il tesoriere è la figura più "concreta" di un'associazione. Non si occupa di rappresentanza come il presidente, non di forma come il segretario: si occupa del patrimonio. Quanti soldi entrano, quanti ne escono, cosa resta, dove va tutto a finire. È la figura che mantiene chiara la sostanza economica dell'ente.

In tante associazioni il tesoriere è un volontario con una semplice attitudine per i numeri, che scopre col tempo le complessità reali del ruolo: distinguere entrate istituzionali da commerciali, gestire la cassa, riconciliare i movimenti bancari, preparare il bilancio. Vediamo cosa serve sapere.

Cosa fa il tesoriere

Il tesoriere è il responsabile della gestione economica e finanziaria dell'associazione. Nel concreto:

Incassi e pagamenti

Il tesoriere cura la cassa dell'associazione: incassa le quote dei soci, registra le donazioni, effettua i pagamenti ai fornitori e ai collaboratori. Ogni movimento deve essere documentato e tracciabile. Oggi la regola d'oro è: poca o zero cassa contanti, tutto tracciato via bonifico, pagamento online, o POS.

Per approfondire il tema dei pagamenti online, vedi il nostro articolo su come incassare le quote online.

Tenuta della contabilità

Il tesoriere tiene la contabilità dell'associazione, con la granularità richiesta dalla forma giuridica e dal regime fiscale. Per una piccola associazione non riconosciuta, può bastare una prima nota ben fatta (entrate, uscite, data, causale, controparte). Per un ETS la contabilità ha schemi specifici (modello A, B, C a seconda delle dimensioni). Per ASD in regime 398/91 c'è un registro apposito.

Il tesoriere non deve per forza essere un commercialista, ma deve sapere dove finisce il suo lavoro e dove inizia quello del professionista. Una buona collaborazione con un commercialista del Terzo Settore è decisiva.

Preparazione del bilancio

Il tesoriere predispone la proposta di bilancio da sottoporre al consiglio direttivo, che a sua volta lo propone all'assemblea dei soci per l'approvazione. Il bilancio deve essere veritiero e corretto: mostra la fotografia fedele della situazione economica e patrimoniale dell'associazione.

Gestione dei rapporti bancari

Il tesoriere tiene i rapporti con la banca dell'associazione: conto corrente, eventuali altri strumenti finanziari, home banking. La firma sul conto è spesso congiunta con il presidente (firma disgiunta fino a certe soglie, congiunta oltre), ma può essere solo del presidente, del tesoriere, o di entrambi, a seconda di quanto prevede lo statuto.

Rendicontazione verso il direttivo

Il tesoriere riferisce periodicamente al direttivo sulla situazione economica: liquidità disponibile, crediti in corso, debiti aperti, andamento delle entrate e delle uscite rispetto a quanto previsto. In associazioni strutturate, questa rendicontazione è trimestrale o semestrale.

Cosa NON fa il tesoriere

Il tesoriere non decide da solo. Non può sottrarre fondi, non può spostare liquidità a favore di terzi senza delibera, non può effettuare spese significative senza autorizzazione del direttivo. Le regole di spesa sono definite dallo statuto e dai regolamenti interni.

Il tesoriere non sostituisce il commercialista. Non dichiara le tasse (a meno che non sia abilitato e lo statuto lo preveda esplicitamente), non presenta il Modello EAS, non fa la CU. Coopera con il commercialista fornendogli dati ordinati e puntuali.

Le entrate: la distinzione fondamentale

Una delle competenze chiave del tesoriere è classificare correttamente le entrate. Per le associazioni, la distinzione base è tra:

Entrate istituzionali: quote associative, erogazioni liberali, contributi pubblici senza corrispettivo. Di norma fuori dal campo IVA e agevolate fiscalmente.
Entrate commerciali: corrispettivi specifici per servizi resi, anche ai soci (corsi, noleggi, vendite). Soggette a regime fiscale diverso.
Raccolte fondi occasionali: regime speciale con franchigia.
5x1000 e altre imposizioni fiscali agevolate.

Classificare male le entrate significa pagare tasse che non si dovevano pagare, oppure (peggio) non pagare tasse dovute e incorrere in contestazioni future. Il tesoriere deve tenere questa distinzione fin dal primo incasso.

Le uscite: cosa serve documentare

Ogni uscita deve avere:

Un giustificativo (fattura, ricevuta, scontrino).
Una causale chiara.
Un pagamento tracciabile.
Una delibera del direttivo per spese sopra la soglia di ordinaria amministrazione.

Non documentare le uscite è il primo motivo per cui un controllo fiscale va male. Il tesoriere deve essere maniacale su questo punto.

Riconciliazione bancaria

La riconciliazione è il momento in cui si confronta la contabilità interna con i movimenti reali del conto corrente. Ogni entrata in banca deve avere una causale interna, ogni uscita una motivazione. I movimenti "strani" (bonifici non previsti, addebiti automatici, commissioni) vanno chiariti subito, non a fine anno.

Il tesoriere riconcilia almeno mensilmente. Con un gestionale integrato, la riconciliazione è automatica o semiautomatica: molto tempo risparmiato, molti errori evitati.

Responsabilità del tesoriere

Il tesoriere è responsabile della corretta gestione economica dell'associazione. Risponde, insieme al presidente e agli altri membri del direttivo, per:

La corretta tenuta delle scritture contabili.
L'accuratezza del bilancio.
Il rispetto delle procedure di spesa.
La custodia del patrimonio associativo.

In caso di irregolarità gravi, la responsabilità può essere civile (danno all'associazione o ai terzi), fiscale (sanzioni per violazioni tributarie), penale (appropriazione indebita, falso).

Chi scegliere come tesoriere

Non serve un commercialista, ma serve qualcuno con:

Buona confidenza con i numeri e la contabilità elementare.
Metodicità e precisione.
Disponibilità a riconciliare regolarmente (non solo a fine anno).
Comprensione di base della differenza tra istituzionale e commerciale.
Capacità di lavorare con il commercialista.

Un ex contabile in pensione, un ragioniere interessato al volontariato, un imprenditore abituato a tenere ordinata la sua impresa: tutti ottimi profili. Un neofita può imparare, a patto di affidarsi a un commercialista competente nei primi anni.

Il passaggio di consegne

Uno dei momenti più delicati è il passaggio di consegne tra un tesoriere e il suo successore. Va fatto con rigore:

Chiusura contabile alla data del passaggio.
Verbale di consegna dei libri contabili e della documentazione.
Aggiornamento dei poteri di firma in banca.
Trasferimento delle credenziali digitali.
Formazione del successore sui fornitori abituali, i ritmi, le scadenze.

Un passaggio frettoloso lascia buchi che emergono mesi dopo.