Assemblee dei soci: convocazione, presenze e verbale

L'assemblea dei soci è il momento più formale della vita associativa, e il verbale il documento più richiesto in un controllo. Tesserati ti accompagna in tutto il ciclo da Governance → Assemblee dei soci: convochi, registri le presenze, verbalizzi punto per punto e scarichi il PDF per il libro verbali.

Creare e convocare l'assemblea

Premi Nuova assemblea e compila i dati legali: tipo (ordinaria o straordinaria), data e ora, luogo, presidente e segretario verbalizzante. Se l'assemblea si svolge online, spunta "Assemblea a distanza": verifica prima che lo statuto la preveda.

Tutto si salva da solo mentre scrivi ("Salvato alle..."), quindi puoi preparare l'assemblea in più riprese. Poi inserisci l'ordine del giorno, un punto per riga: sono i punti che compariranno nella convocazione e nel verbale.

Quando l'ordine del giorno è pronto, premi Emetti convocazione: l'assemblea passa allo stato "Convocata" e puoi distribuirla in due modi:

• Convocazione PDF: il documento formale da inviare ai soci o appendere in sede
• Pubblica in bacheca: crea in automatico una news sul sito pubblico dell'associazione, con data, luogo e ordine del giorno

Il numero del libro dei verbali

Ogni assemblea riceve in automatico un numero progressivo del libro dei verbali, per esempio 1/2026, 2/2026: riparte da 1 ogni anno, in base alla data di svolgimento. Assemblee ordinarie e straordinarie condividono lo stesso libro; le riunioni del consiglio direttivo e dei collegi hanno ciascuna la propria numerazione.

Il numero compare nell'elenco, nell'intestazione dell'editor, sul PDF del verbale e nel nome del file. Non devi assegnarlo tu e non si modifica a mano: se sposti la data dell'assemblea in un altro anno, viene ricalcolato da solo.

Presenze e quorum

Il giorno dell'assemblea spunti i presenti: prima i componenti del consiglio direttivo (già in elenco se li hai registrati negli organi sociali), poi gli altri soci cercandoli per nome.

Il campo Soci con diritto al voto arriva precompilato con un conteggio che fa già le pulci al libro soci: soci attivi, di un tipo che vota in assemblea, maggiorenni e in regola con la quota associativa. Chi ha la quota emessa ma non pagata non conta. Sopra le spunte vedi in tempo reale "Presenti e votanti X / Y" e il quorum tipico della prima convocazione (metà più uno).

I quorum indicati sono quelli più diffusi negli statuti tipo. Il tuo statuto può prevedere maggioranze diverse, specialmente per assemblea straordinaria, modifiche statutarie e seconda convocazione: verificalo sempre prima di dichiarare valida la seduta.

Il verbale che si scrive da solo

Per il verbale hai due modalità:

• Strutturata ( piani Standard e Premium): per ogni punto dell'ordine del giorno compili esposizione, esito della votazione (all'unanimità, a maggioranza...) e testo della delibera. L'anteprima del verbale si aggiorna mentre scrivi, con le formule di rito già al posto giusto
• Libera: un unico testo che scrivi tu dall'inizio alla fine, disponibile su tutti i piani

A seduta finita premi Chiudi assemblea: l'orario di chiusura viene registrato e il verbale composto. Il pulsante Verbale PDF genera il documento finale: stampalo, fallo firmare a presidente e segretario e conservalo nel libro verbali. L'assemblea chiusa resta consultabile per sempre nell'elenco.

Prossimo passo

L'appuntamento classico è l'approvazione del rendiconto di fine anno: portalo in assemblea come primo punto all'ordine del giorno, con il PDF già pronto dal pannello.