Certificato medico e documenti dei soci

Il certificato medico scaduto è la grana classica delle associazioni sportive: ci si accorge che manca proprio quando serve. Tesserati tiene la scadenza sulla scheda di ogni socio e ti avvisa per tempo; con i piani a pagamento archivia anche i file, e il socio carica il certificato da solo dall'area riservata. Tu lo confermi con un click.

La scadenza sulla scheda socio

Apri la scheda di un socio e vai alla scheda Documenti: il blocco Certificato medico è disponibile su tutti i piani, per le associazioni che lo tracciano (per le ASD è attivo di default, si regola da Impostazioni associazione). Qui decidi prima di tutto se quel socio deve avere un certificato: consiglieri non atleti, soci onorari o soci culturali di una polisportiva si segnano come non praticanti, e Tesserati smette di contarli tra i certificati mancanti.

Per chi pratica, imposti la scadenza: da quel momento il socio entra nei conteggi della dashboard e dell'elenco soci (certificati in scadenza nei prossimi 30 giorni, certificati scaduti). Il pulsante Invia ora manda al socio un promemoria con la data, quando lo decidi tu.

L'avviso automatico

Se attivi l'email Scadenza certificato medico in Impostazioni → Email e messaggi ai soci, Tesserati scrive da solo a chi ha il certificato in scadenza nei 30 giorni successivi, un solo avviso per ciascuna scadenza. Come per tutte le email automatiche, il testo si personalizza con i placeholder: i dettagli sono nella guida Email e comunicazioni ai soci.

L'archivio documenti

Con i piani Standard e Premium la stessa scheda diventa un archivio: carichi i file (PDF, foto o file firmati digitalmente .p7m, fino a 8 MB) scegliendo il tipo di documento - certificato medico, consenso privacy, documento di identità, altro - con scadenza opzionale e note. Liberatorie, moduli firmati e certificati smettono di vivere nel faldone: sono sulla scheda del socio, scaricabili quando servono.

Il socio carica il certificato da solo

Sempre con i piani Standard e Premium, nell'area riservata ogni socio trova in home la propria scheda con il link Certificato medico e lo stato attuale; se il certificato manca o è scaduto, un avviso in evidenza lo invita a caricarlo. Nella pagina del certificato c'è la spiegazione di quale certificato serve e il modulo di caricamento con tipologia, data di emissione e scadenza. Il socio può caricare un PDF, una foto o il file firmato digitalmente in formato .p7m.

Il caricamento del socio non aggiorna la scadenza da solo: il certificato resta "in attesa di conferma" e la dashboard elenca i certificati da controllare, con il nome del socio. Nella scheda del socio il pulsante Apri il certificato mostra il file: controlli che sia intestato a quel socio e che tipologia e date corrispondano a quelle indicate. Confermi, e la nuova scadenza diventa effettiva; se il file non va bene (foto illeggibile, certificato del tipo sbagliato, date diverse) lo rifiuti: il file viene cancellato e resta valida la scadenza precedente. La conferma verifica che il documento corrisponda a quanto dichiarato dal socio, non che sia autentico. Niente più consegne a mano in sede, ma il controllo resta tuo.

In entrambi i casi il socio riceve un'email con l'esito: Certificato medico confermato, con tipologia e nuova scadenza, oppure Certificato medico non accettato, con il pulsante per caricarne un altro. Testi e oggetto si modificano, e le due email si possono disattivare, in Impostazioni → Email e messaggi ai soci.

Certificati firmati digitalmente (.p7m)

Quando il socio carica un .p7m, Tesserati controlla che il file non sia stato modificato dopo la firma e che il certificato di firma sia stato rilasciato da un ente certificatore qualificato dell'elenco ufficiale AgID. L'esito compare nell'avviso del certificato in attesa:

• Firma digitale verificata: con nome e codice fiscale di chi ha firmato e l'ente che ha rilasciato la firma. Resta da controllare che chi ha firmato sia il medico che ha rilasciato il certificato
• Ente certificatore non riconosciuto: la firma non viene da un ente dell'elenco AgID e il nome che riporta non è verificato. Chiedi al socio il certificato originale
• Firma non valida: il file è stato modificato dopo la firma o la firma è danneggiata
• Certificato di firma scaduto: da verificare con un programma apposito

Apri il certificato mostra il PDF contenuto nel .p7m; Scarica il file firmato scarica l'originale, da aprire con un programma di verifica della firma se vuoi un controllo completo. Tesserati non controlla l'eventuale revoca del certificato di firma, e per i PDF con firma incorporata la verifica va fatta con un programma installato sul computer: per esempio Dike o GoSign, gratuiti, che verificano sia i PDF firmati sia i .p7m. AgID pubblica l'elenco completo dei software di verifica.

Chi è in ritardo? Le comunicazioni mirate

Per sollecitare tutti i ritardatari in una volta, le email a gruppi di soci ( Standard e Premium) hanno il filtro per stato del certificato: scrivi una sola comunicazione e arriva solo a chi ha il certificato scaduto o in scadenza.

I riferimenti normativi sul certificato medico-sportivo (DM Salute 24/04/2013 per l'attività non agonistica, DM 18/02/1982 per l'agonistica) prevedono eccezioni per età, disciplina e tipo di attività: nel dubbio verifica con il medico dello sport o con la tua federazione o EPS.

Riepilogo per piano

• Free: scadenza del certificato sulla scheda socio, conteggi in dashboard ed elenco soci, promemoria manuale e email automatica di scadenza
• Standard e Premium: in più l'archivio documenti con tipi, scadenze e note, il caricamento del certificato dall'area socio (anche firmato .p7m, con verifica della firma) con conferma della segreteria, le email al socio sull'esito e i filtri per certificato nelle email a gruppi

Prossimo passo

L'area riservata da cui il socio carica il certificato fa molto altro: pagamenti, ricevute e tessera digitale. La guida L'area socio: cosa vedono i tuoi soci la racconta per intero.