Uscite e prima nota: la cassa sempre in ordine

La prima nota è il registro cronologico di cassa dell'associazione: ogni entrata, ogni uscita, il saldo dopo ogni movimento. Su Tesserati non la compili: si scrive da sola man mano che emetti ricevute, registri entrate e annoti le spese. L'unica cosa da fare a mano sono le uscite, e bastano pochi secondi l'una.

Registrare le uscite

Apri Adempimenti → Uscite e premi Nuova uscita. I campi sono:

• Data e importo (la virgola va bene: 96,50)
• Categoria: affitto, utenze, assicurazioni, materiale di consumo, beni che durano più anni (attrezzature, arredi, computer), affiliazioni federali, compensi e rimborsi, servizi professionali, trasferte, eventi, comunicazione, spese bancarie e commissioni (anche quelle di Stripe, dal riepilogo mensile che Stripe invia), tasse e bolli, imposte sul reddito, altro. È la voce con cui la spesa compare nel rendiconto e che decide la riga dei modelli ministeriali
• A cosa si riferisce: attività dell'associazione, attività commerciali, raccolta fondi o spese generali (sede, commercialista). Se l'associazione non ha attività commerciali né raccolte fondi, lascia "Attività dell'associazione"
• Descrizione e fornitore
• Metodo di pagamento: bonifico, carta, contanti o altro

Ogni uscita salvata finisce automaticamente in prima nota e nel rendiconto, aggregata per categoria. Il filtro in alto scorre gli anni fiscali: se la stagione non coincide con l'anno solare (tipico delle ASD che rinnovano a settembre), imposta il mese di inizio anno contabile in Impostazioni associazione e vedrai etichette come "2025/2026".

La prima nota si compila da sola

Adempimenti → Prima nota mostra il registro completo dell'anno: in testa le card con saldo iniziale, entrate, uscite e saldo finale, poi una riga per ogni movimento con il saldo progressivo di cassa.

Le righe arrivano da quattro fonti, senza doppioni e senza lavoro manuale:

• Ricevute emesse: una riga per ogni voce della ricevuta, così quota associativa e corso restano distinti anche quando incassati insieme
• Donazioni: le erogazioni liberali registrate in Entrate, con il riferimento alla ricevuta di donazione
• Altre entrate: 5 per mille, contributi, sponsor, raccolte fondi e interessi registrati in Entrate (vedi Entrate)
• Uscite: le spese descritte sopra, numerate

Le entrate delle ricevute sono classificate per natura fiscale (quota associativa, corrispettivo specifico, commerciale): la distinzione che il commercialista chiede sempre, già pronta. Una ricevuta annullata resta in prima nota come riga a importo zero, barrata e con il motivo dell'annullamento: la numerazione non ha buchi inspiegabili.

Il saldo iniziale

Se inizi a usare Tesserati a metà strada, indica il saldo iniziale (quanto avevi in contanti e sul conto corrente il primo giorno dell'esercizio) dal riquadro Cassa e banca della pagina Rendiconto. Si indica una volta sola, nell'esercizio da cui Tesserati ha tutte le entrate e le uscite: per gli anni successivi il saldo iniziale viene calcolato dai movimenti.

Consegnarla al commercialista

In alto trovi due pulsanti:

• Excel: il registro in un foglio di calcolo, con la riga di apertura del saldo iniziale, una colonna per ogni dato e date e importi pronti da ordinare e sommare. È il formato che il commercialista preferisce
• PDF: il registro impaginato, da archiviare a fine esercizio insieme al rendiconto

Entrambi sono disponibili anche nella pagina Export per commercialista, insieme a libro soci e ricevute.

La prima nota documenta la continuità dei movimenti di cassa e prepara il rendiconto annuale (art. 13 e 87 D.Lgs. 117/2017 per gli ETS). Il regime fiscale dell'associazione può prevedere registri aggiuntivi: va sempre verificato con il commercialista.

Prossimo passo

A fine anno tutti questi movimenti confluiscono nel rendiconto, da approvare in assemblea.