Uscite e prima nota: la cassa sempre in ordine

La prima nota è il registro cronologico di cassa dell'associazione: ogni entrata, ogni uscita, il saldo dopo ogni movimento. Su Tesserati non la compili: si scrive da sola man mano che emetti ricevute, registri donazioni e annoti le spese. L'unica cosa da fare a mano sono le uscite, e bastano dieci secondi l'una.

Registrare le uscite

Apri Adempimenti → Uscite e premi Nuova uscita. I campi sono quelli che ti aspetti:

• Data e importo (la virgola va benissimo: 96,50)
• Categoria: affitto, utenze, assicurazioni, materiale e attrezzature, affiliazioni federali, compensi e rimborsi, servizi professionali, trasferte, eventi, comunicazione, altro. È la voce con cui la spesa comparirà nel rendiconto
• Descrizione e fornitore
• Metodo di pagamento: bonifico, carta, contanti o altro

Ogni uscita salvata finisce automaticamente in prima nota e nel rendiconto, aggregata per categoria. Il filtro in alto scorre gli anni fiscali: se la tua stagione non coincide con l'anno solare (tipico delle ASD che rinnovano a settembre), imposta il mese di inizio anno contabile in Impostazioni associazione e vedrai etichette come "2025/2026".

La prima nota si compila da sola

Adempimenti → Prima nota mostra il registro completo dell'anno: in testa le card con saldo iniziale, entrate, uscite e saldo finale, poi una riga per ogni movimento con il saldo progressivo di cassa.

Le righe arrivano da tre fonti, senza doppioni e senza lavoro manuale:

• Ricevute emesse: una riga per ogni voce della ricevuta, così quota associativa e corso restano distinti anche quando incassati insieme
• Donazioni: le erogazioni liberali registrate, con il riferimento alla ricevuta di donazione
• Uscite: le spese di cui sopra, numerate

Le entrate sono classificate per natura fiscale (quota associativa, corrispettivo specifico, commerciale): la distinzione che il commercialista ti chiede sempre, già pronta. E se una ricevuta viene annullata resta in prima nota come riga a importo zero, barrata e con il motivo dello storno: la numerazione non ha buchi inspiegabili.

Il saldo iniziale

Se inizi a usare Tesserati a metà strada, imposta il saldo di apertura (quanto avevi in cassa e in banca al primo giorno dell'anno contabile) da Impostazioni associazione → Pagamenti, con l'anno di riferimento e una nota. Per gli anni successivi non serve: il saldo iniziale viene calcolato sommando gli esercizi precedenti.

Consegnarla al commercialista

In alto trovi due pulsanti:

• CSV: si apre in Excel, con la riga di apertura del saldo iniziale e una colonna per ogni dato. È il formato che il commercialista preferisce
• PDF: il registro impaginato, da archiviare a fine esercizio insieme al rendiconto

Entrambi sono disponibili anche nella pagina Export per commercialista, insieme a libro soci e ricevute.

La prima nota documenta la continuità dei movimenti di cassa e prepara il rendiconto annuale (art. 13 e 87 D.Lgs. 117/2017 per gli ETS). Il regime fiscale della tua associazione può prevedere registri aggiuntivi: verifica sempre con il tuo commercialista.

Prossimo passo

A fine anno tutti questi movimenti confluiscono nel rendiconto, da approvare in assemblea.