Importare i soci da CSV

Se vieni da Excel o da un altro software, l'import CSV è la via più veloce per portare i soci su Tesserati: prepari un file, lo carichi, e in pochi secondi hai il libro soci a sistema. Questa guida spiega come preparare il file, cosa vedi appena lo carichi, come conservare numerazione e date del tuo libro soci storico e cosa succede a quote ed email dopo l'import.

Dove si trova

Apri Tesseramento → Soci e, dal menu Altre azioni, scegli Importa CSV. La pagina ha due passi: scarichi il template, lo compili e lo ricarichi nel riquadro Carica il file.

Preparare il file

Il template è un CSV con una riga di intestazione. Le colonne sono riconosciute dal nome dell'intestazione, in qualsiasi ordine: puoi toglierne, aggiungerne di tue (vengono ignorate) o lasciarle vuote. Le uniche obbligatorie sono nome e cognome.

Le colonne dell'anagrafica:

• nome, cognome: obbligatorie
• codice_fiscale: obbligatorio solo se nelle impostazioni della tua associazione il codice fiscale è richiesto (di serie per le ASD)
• data_nascita, luogo_nascita, sesso (m, f, other)
• indirizzo, citta, provincia (sigla di due lettere), cap
• telefono (obbligatorio se così impostato), email: una sola email per socio, non può essere già usata da un altro socio dell'associazione

Le date (data_nascita, iscritto_dal, cessato_dal) si scrivono nel formato italiano GG/MM/AAAA (es. 10/03/2015), quello che Excel produce da solo, oppure nel formato AAAA-MM-GG (2015-03-10). Altri formati, come "marzo 2015", fanno scartare la riga.

Se lavori in Excel, salva con File → Salva con nome scegliendo un formato CSV: vanno bene sia CSV UTF-8 sia il CSV semplice, e in entrambi i casi le lettere accentate arrivano corrette. Il file deve essere un CSV: un foglio Excel (.xlsx) caricato così com'è viene rifiutato.

Migrare un libro soci esistente

Se hai già un libro soci, vuoi quasi certamente conservare numerazione, date di ammissione e stato di ogni socio, senza ritoccare le schede una a una dopo l'import. Per questo il template ha cinque colonne facoltative:

• numero_tessera: il numero progressivo storico. Se vuoto, Tesserati assegna il prossimo disponibile. Deve essere un numero intero non già usato da un altro socio (anche cessato).
• iscritto_dal: la data di ammissione originaria. Se vuota vale la data dell'import.
• tipo_socio: il codice o il nome di un tipo di socio già creato in Tipi socio (maiuscole indifferenti). Se vuoto viene usato il tipo predefinito. Se indichi un tipo che non esiste, la riga viene scartata: crealo prima.
• stato: attivo, sospeso o cessato. Se vuoto il socio è attivo.
• cessato_dal: la data di cessazione, usata solo per i soci con stato cessato. Se vuota vale la data dell'import.

Due accorgimenti:

• ordina il file per numero di tessera crescente: così anche i soci senza numero ricevono il progressivo giusto, in coda a quelli che lo hanno;
• importa anche i soci cessati, con il loro stato e la data: il libro soci è un registro storico e deve conservare ogni iscrizione passata. Non compaiono tra i soci attivi, ma restano nel libro soci PDF.

Caricare il file

Trascina il CSV nel riquadro Carica il file o clicca per sceglierlo. Tesserati lo controlla subito, prima di importare qualsiasi cosa:

• se il file va bene, al posto del riquadro compare la scheda con il nome del file e la scritta N soci pronti per l'importazione, insieme al pulsante Importa;
• se il file non può essere usato (mancano le colonne nome e cognome, ci sono solo le intestazioni, non è un CSV o supera i 2 MB) il motivo compare subito sotto il riquadro, che resta disponibile per caricare un altro file.

Hai caricato il file sbagliato? La X sulla scheda lo scarta e ti riporta al riquadro di caricamento. Quando sei pronto, premi Importa: il risultato prende il posto dei due riquadri e ti dice quanti soci sono entrati. Da lì vai all'elenco dei soci oppure, con Carica un altro CSV, ricominci con un nuovo file.

Quote assegnate e quote da pagare

Di default i soci importati non ricevono la quota collegata al loro tipo di socio e non viene emessa nessuna quota da pagare. Chi importa di solito sta caricando uno storico: le quote degli anni passati le ha già incassate altrove, e una quota "da pagare" per un socio del 2015 sarebbe solo rumore.

Se invece stai caricando i soci attivi di quest'anno e vuoi subito le quote da pagare, attiva la casella Attribuisci le quote collegate al tipo di socio ed emetti le quote da pagare per l'anno in corso prima di importare. La quota viene assegnata solo ai soci attivi e sempre per l'anno associativo in corso, mai retrodatata alla data di iscrizione. La casella compare solo se almeno un tipo di socio ha una quota collegata.

Hai importato tutto senza la casella e ora vuoi le quote da pagare? Vai in Adempimenti → Pagamenti, apri il menu Genera quote e scegli Quote annuali mancanti: Tesserati assegna la quota del tipo di socio ai soli soci attivi che non ce l'hanno ancora per l'anno in corso ed emette le quote da pagare, con scadenza a 30 giorni. Puoi premerlo quante volte vuoi, non crea doppioni. In ogni caso, al mese di rinnovo le quote annuali partono in automatico per tutti i soci attivi.

Email ai soci importati

I soci importati non ricevono l'email di benvenuto: un import è quasi sempre una migrazione, e una raffica di email automatiche a chi è socio da anni (o non lo è più) non avrebbe senso. Se vuoi avvisare i soci che da oggi trovano la loro area riservata su Tesserati, scrivi loro quando preferisci da Comunicazione → Comunicazioni (con i piani Standard e Premium; vedi la guida Email e comunicazioni ai soci).

Errori e correzioni

Gli errori sono di due tipi. Quelli sul file (colonne obbligatorie mancanti, formato sbagliato) li vedi appena lo carichi, prima di importare: correggi il file e ricaricalo. Quelli sulle singole righe compaiono nel risultato a fine import: Tesserati ti dice quanti soci ha creato e, riga per riga, quali non ha potuto importare e perché (per esempio un codice fiscale mancante dove è obbligatorio, un'email già presente, un numero di tessera doppio, un tipo di socio inesistente, una data in un formato non riconosciuto). Le righe buone vengono salvate comunque: correggi solo quelle segnalate e, con Carica un altro CSV, ricarica un file con quelle soltanto.

Prossimo passo

Con i soci a sistema, il resto della gestione è nella guida Gestire i soci; per quote e pagamenti vedi Quote e ricevute.