Email e comunicazioni ai soci

Tesserati scrive ai tuoi soci al posto tuo: benvenuto, richieste di pagamento, promemoria, ricevute, scadenze del certificato medico. Questa guida spiega come controllare queste email - cosa dicono, come si presentano, quando partono - e come inviare comunicazioni a gruppi di soci.

1. Le email automatiche

Da Impostazioni associazione → Email e messaggi ai soci trovi la tabella di tutte le email automatiche: per ognuna decidi se è attiva (interruttore) e ne personalizzi il testo dal pulsante Modifica testo. La personalizzazione del testo è inclusa in tutti i piani, Free compreso.

Nel testo puoi usare i placeholder, segnaposto tra parentesi graffe che vengono sostituiti con i dati reali al momento dell'invio: per esempio {saluto} diventa il nome del destinatario, {importo} l'importo della quota, {link_pagamento} l'indirizzo diretto del pagamento con carta. L'elenco completo dei placeholder disponibili è mostrato sotto ogni campo.

2. Quando parte ogni email

Ogni email ha il suo momento preciso. Sapere quando parte (e quante volte) ti evita sorprese, soprattutto se ne personalizzi i testi.

• Benvenuto al nuovo socio - parte quando il socio viene creato: quando approvi una richiesta di iscrizione o quando lo aggiungi a mano dall'anagrafica. Una sola volta nella vita del socio. Attiva di default. È l'email che comunica al socio il link alla sua area riservata
• Nuova richiesta di pagamento - parte ogni volta che nasce una richiesta di pagamento intestata al socio: la prima quota al momento dell'ammissione, ma anche i rinnovi annuali generati in automatico negli anni successivi, le rate delle quote mensili e le richieste una tantum che crei tu. Una email per ogni richiesta, anche in futuro: non è una comunicazione riservata ai nuovi iscritti. Attiva di default; con Stripe collegato contiene il pulsante «Paga ora con carta»
• Promemoria pagamento - parte solo se attivi l'invio automatico, ai soci con richieste scadute e non saldate, secondo la pianificazione (vedi la sezione 4). Puoi anche inviarlo a mano dal dettaglio di ogni richiesta. Disattivata di default
• Scadenza certificato medico - parte ogni giorno alle 09:00 verso chi ha il certificato in scadenza nei 30 giorni successivi, un solo avviso per ciascuna scadenza. Riguarda solo le associazioni che tracciano il certificato medico. Disattivata di default
• Ricevuta inviata al socio - parte appena registri un incasso, con il PDF della ricevuta allegato. Disattivata di default: puoi sempre inviare o rinviare la ricevuta a mano dal dettaglio del pagamento

Una sola email all'iscrizione?

Quando approvi un'iscrizione con quota da pagare, al socio arrivano due email: il benvenuto e la richiesta di pagamento. Sono separate per una ragione: il benvenuto conferma l'iscrizione e vale una volta sola, la richiesta di pagamento parte solo se c'è qualcosa da pagare e tornerà a ogni rinnovo.

Se preferisci che il nuovo socio riceva una sola email con benvenuto e pulsante di pagamento insieme, puoi: disattivare l'email «Benvenuto al nuovo socio» e inserire il messaggio di accoglienza nel testo della «Nuova richiesta di pagamento». Con due accortezze:

• quel testo arriverà anche ai rinnovi degli anni successivi: scrivilo in modo che suoni bene in entrambi i casi (per esempio "ti diamo il benvenuto o bentornato in {associazione}"), evitando frasi che hanno senso solo per la prima iscrizione
• disattivando il benvenuto, il socio non riceve più il link alla sua area riservata: riportalo nel testo (è l'indirizzo del tuo sito seguito da /socio)

3. Le email con l'identità della tua associazione

Con i piani a pagamento le email smettono di essere anonime e parlano con la voce della tua associazione:

• Mittente: le email arrivano da "Nome della tua associazione" invece che da "Tesserati". Non devi configurare nulla: si attiva da solo con il piano
• Oggetto personalizzabile: nell'editor di ogni email compare il campo Oggetto, con gli stessi placeholder del testo. Lasciandolo vuoto resta l'oggetto standard di Tesserati
• Logo e colore: il logo dell'associazione compare in testa a ogni email e i pulsanti (per esempio «Paga ora con carta») usano il tuo colore. Logo e colore sono quelli già configurati per il sito pubblico, in Impostazioni → Generale e Impostazioni → Sito web

L'editor del testo con il campo oggetto:

4. Promemoria di pagamento: quando partono

Se attivi l'invio automatico dei promemoria (interruttore Promemoria pagamento), Tesserati scrive ai soci con pagamenti scaduti ogni lunedì alle 09:30, al massimo una volta alla settimana per ciascuna richiesta. Ogni promemoria contiene il pulsante per pagare subito con carta, se hai collegato Stripe.

Con il piano Premium il pannello Pianificazione promemoria di pagamento ti dà il controllo completo:

• Cadenza: settimanale oppure ogni due settimane
• Giorno e ora: scegli tu quando i soci ricevono l'email (ora italiana)
• Anticipo scadenza: un promemoria anche prima che la quota scada (3, 7 o 14 giorni prima), per ridurre i ritardi invece che rincorrerli
• Massimo solleciti: dopo questo numero di promemoria il socio non riceve più email per quella richiesta. Utile per non essere insistenti; puoi sempre inviare un sollecito manuale dal dettaglio del pagamento

5. Comunicazioni a gruppi di soci

Dalla sezione Comunicazione → Comunicazioni ( piani Standard e Premium) scrivi un'email a un gruppo di soci: tutti gli attivi, chi ha pagamenti in ritardo, o tutti. Puoi restringere con i filtri: tipo di socio, situazione quota, certificato medico, età, attività frequentata. Ogni indirizzo riceve un solo messaggio e vengono rispettate le preferenze di notifica e il consenso marketing.

Programmare l'invio

Con il piano Premium l'interruttore Programma l'invio ti lascia scrivere ora e spedire quando vuoi: scegli data e ora, e l'email parte da sola. I destinatari vengono calcolati al momento dell'invio, quindi un socio iscritto nel frattempo la riceve, uno cessato no.

Le comunicazioni programmate compaiono nello storico con la data di partenza e si possono annullare finché non sono partite:

Riepilogo per piano

• Free: tutte le email automatiche, testo personalizzabile con i placeholder, promemoria automatici il lunedì mattina
• Standard: in più mittente col nome dell'associazione, oggetto personalizzabile, logo e colore nelle email, comunicazioni a gruppi con filtri avanzati
• Premium: in più pianificazione completa dei promemoria (cadenza, giorno e ora, anticipo, limite invii) e comunicazioni programmate

Per il flusso completo di quote, pagamenti con carta e ricevute vedi la guida Quote e ricevute: dalla tipologia alla ricevuta fiscale.